Procédure de soumission des amendements aux projets de procés-verbaux

Procédure de soumission des amendements
aux projets de procès-verbaux

La présente note fournit des informations sur la procédure de dépôt des amendements aux projets de procès-verbaux, à laquelle il est fait référence dans la partie VIII du document C.App./D.1. Il convient de noter que, depuis 2016, chaque intervention est résumée dans le projet de procès-verbal dans la langue de travail utilisée par le/la délégué(e) 1 (anglais, français ou espagnol), et les projets de procès-verbaux seront mis en ligne sur la page Web de la commission 2.

Il est rappelé que, selon la pratique de la commission, des amendements aux projets de procès-verbaux des séances précédentes peuvent être acceptés avant leur approbation. Le délai dont disposeront les délégué(e)s pour soumettre leurs amendements sera clairement annoncé par la présidence de la commission lorsque les projets de procès-verbaux seront disponibles.

Les délégué(e)s sont invité(e)s à soumettre leurs amendements au secrétariat par voie électronique, en suivi des modifications («track changes»), à l’adresse suivante: [email protected]. Afin d’apporter des modifications en «track changes», les délégué(e)s sont invité(e)s à demander la «version Word» du procès-verbal en envoyant un courriel à cette adresse.

Les amendements ne seront acceptés que s’ils sont envoyés à partir de l’adresse de courrier électronique fournie par le/la délégué(e) concerné(e) lors de sa demande d’intervention. Le secrétariat accusera réception du texte de l’amendement et prendra éventuellement contact avec le/la délégué(e) si la demande ne remplit pas les conditions indiquées dans le document C.App./D.1, qui dispose notamment ce qui suit: Les procès-verbaux des séances ne sont qu’un résumé des discussions et ne sont pas destinés à être un compte rendu détaillé des débats. Les orateurs et les oratrices sont donc priés de restreindre leurs amendements à l’élimination des erreurs sans demander à y insérer de longs textes supplémentaires. Les délégué(e)s doivent préciser le projet de procès-verbal concerné et indiquer clairement les modifications qu’ils/elles souhaitent y apporter.

Les délégué(e)s qui souhaitent remettre des exemplaires papier de leurs amendements pourront toujours le faire, une fois par jour, de 13 h 30 à 14 h 30 au bureau 6-140. Le secrétariat s’assurera que la demande remplit les conditions rappelées ci-dessus. Les délégué(e)s devront donc présenter leur badge d’identification.

1 Lorsqu’ils/elles demanderont à prendre la parole dans une langue autre que ces trois langues de travail, les délégué(e)s devront indiquer dans quelle langue (anglais, français ou espagnol) leur intervention devra figurer dans le projet de procès-verbal. Ils/elles devront également fournir une adresse de courrier électronique et un numéro de téléphone.

2 Des exemplaires papier seront également mis à la disposition des délégué(e)s sur demande.