La gestion de l’information

 

Gordon Atherley

 

En matière de sécurité et de santé au travail, il est essentiel de disposer d’une information fiable, exhaustive et compréhensible. Les utilisateurs de cette information sont les chefs d’entreprise, les travailleurs, les professionnels de la prévention et les membres des comités d’hygiène et de sécurité. La diffusion de l’information fait normalement partie des responsabilités de ces professionnels, des représentants et des membres des comités. Dans de nombreux pays, les lois relatives à la prévention exigent que les gouvernements, les employeurs et les fabricants de produits chimiques, entre autres, fournissent de l’information aux travailleurs et que cette information soit produite par les entreprises mêmes auxquelles ces lois s’appliquent.

 

L’information au niveau de l’entreprise

Au sein même d’une entreprise, il existe deux grands types d’information, indispensables en matière de sécurité et de santé au travail:

 

L’information d’origine externe. Cette information est nécessaire pour répondre à des besoins et résoudre des problèmes spécifiques. Elle est diverse et volumineuse et peut provenir de nombreuses sources (voir tableau 22.3). Pour respecter les normes voulues de fiabilité, d’exhaustivité et de compréhensibilité, cette information doit être bien gérée. La gestion de l’information fait appel à trois procédés courants:

 

1.    analyse des besoins en information des utilisateurs;

2.    identification et obtention de l’information demandée;

3.    fourniture de l’information requise par les utilisateurs.

 

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Tableau 22.3 Information requise en matière de sécurité et de santé au travail

 

 

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L’information d’origine interne. Cette information sert à faciliter l’identification des problèmes de sécurité et de santé, à évaluer les résultats et à respecter les exigences réglementaires.

 

La collecte, le codage et le stockage de l’information provenant d’enquêtes sur des accidents peuvent contribuer à définir les accidents susceptibles de se répéter et à mettre en évidence les facteurs de causalité. Par exemple, les données enregistrées sur l’exposition des travailleurs à certains produits chimiques peuvent s’avérer utiles s’il se pose ultérieurement des questions de maladie liée au travail.

 

L’analyse de ce type de données permet d’obtenir de l’information. Pour que l’analyse aboutisse à des conclusions fiables, les données doivent être exhaustives et exactes. Pour garantir l’exactitude, l’information doit être collectée et compilée selon des principes scientifiques. Par exemple, la question ou le problème doivent être énoncés clairement et à l’avance de sorte que toutes les données appropriées puissent être collectées et que:

 

  les différentes données à inclure dans la compilation soient définies avec rigueur;

  la collecte soit effectuée d’une façon cohérente, autorisant le contrôle de la validité et de l’intégrité des données;

  les limites inhérentes aux données soient bien comprises et explicitées.

 

La gestion de l’information s’applique aux procédures de collecte, de stockage, de recherche documentaire et d’analyse des données.

 

L’organisation de la gestion de l’information

La gestion de l’information est souvent assurée par un service de documentation ou d’information dont les fonctions sont les suivantes:

 

1.    Faire en sorte que l’information essentielle et mise à jour soit disponible lorsqu’elle est demandée et s’assurer que les utilisateurs ne soient pas inondés par un flot d’informations faisant double emploi.

2.    Rendre l’information exploitable par le demandeur. Cette opération suppose souvent une connaissance détaillée des besoins des demandeurs et une profonde compréhension du type d’information recherchée.

3.    Aider les utilisateurs à chercher eux-mêmes l’information.

4.    Diffuser activement l’information. L’accès aux renseignements relatifs à la sécurité et à la santé au travail est un droit pour tous et non pas un privilège réservé à un groupe choisi. La publication assistée par ordinateur a réduit les coûts de production des brochures, bulletins d’information et autres documents destinés à une large diffusion.

5.    Réunir et fournir l’information demandée d’une manière efficace et économique. Aucun service d’information ne possède un budget illimité.

6.    Se tenir informé des obligations légales liées à la collecte et à la fourniture de l’information.

7.    Fournir ou coordonner les ressources et compétences nécessaires à la production et à l’analyse d’information d’origine interne, à savoir:

  systèmes d’information sur la sécurité dans l’entreprise (comptes rendus d’accidents, rapports sur les quasi-accidents);

  statistiques sur les accidents et les maladies, registres des expositions (voir chapitre no 32, «La déclaration et la surveillance des lésions professionnelles», de la présente Encyclopédie);

  bases de données d’enquête sur les accidents graves (voir chapitre no 57, «Les audits, les inspections et les enquêtes après accident», de la présente Encyclopédie);

  enquêtes sur la collecte de données spécifiques (voir chapitre no 28, «L’épidémiologie et les statistiques», de la présente Encyclopédie);

  établissement des rapports et bases de données sur les inspections;

  listes et registres d’experts, adresses;

  bases de données sur les dossiers médicaux (voir chapitres nos 16 , «Les services de santé au travail», et 19, «Les questions d’éthique», de la présente Encyclopédie);

  faciliter les études et les recherches. Les méthodes seront souvent dérivées de disciplines scientifiques telles que l’épi-démiologie et la statistique. Le service d’information peut aider les chercheurs à rassembler la documentation de base dont ils ont besoin, fournir le matériel informatique pour le stockage des données et diffuser les résultats de la recherche parmi tous les préventeurs. Pour certains types d’études, le service d’information peut même participer à la collecte des données.

 

Pour mener à bien toutes ces tâches, le service d’information doit surmonter divers écueils, notamment la croissance rapide du volume déjà considérable de l’information potentiellement utile dans un domaine particulier. Ce problème est encore aggravé par les incessantes mises à jour et révisions des données existantes. Il a pour conséquence que l’excès apparent d’information cache en fait un manque de documentation multidisciplinaire. Une grande partie de l’information résultant de recherches médicales et techniques, par exemple, est communiquée uniquement aux spécialistes. Il se peut qu’elle soit incompréhensible pour les autres. Les connaissances nouvelles ne peuvent donc pas être transmises à des utilisateurs potentiels pour qui elles revêtiraient une grande importance. L’un des rôles d’un service d’information consiste à encourager la production d’ouvrages multidisciplinaires.

 

D’autres difficultés surgissent lorsque les utilisateurs veulent accéder à l’information ou l’exploiter; les barrières sont les suivantes:

 

  La langue. Une grande partie de l’information sur la sécurité et la santé au travail est rédigée dans un langage difficilement compréhensible, voire incompréhensible pour de nombreux utilisateurs. Le service d’information devrait pouvoir transposer l’information et le jargon dans le langage courant de l’utilisateur sans altérer la qualité de l’information. Les ordinateurs peuvent aider à surmonter ces obstacles. Ils sont capables de traduire un type de langage dans un autre et ils peuvent produire automatiquement un texte dans un langage alors que l’utilisateur introduit de l’information dans un autre. Moyennant la production d’un texte structuré, les ordinateurs sont capables de rédiger automatiquement diverses sortes de rapports.

 

  Le niveau d’instruction. Cet autre obstacle peut nuire à l’efficacité de la communication. En effet, certains utilisateurs n’ont pas le niveau d’instruction qui leur permettrait de comprendre des données très techniques en matière de sécurité et de santé au travail. Les ordinateurs contribuent à lever cette barrière en employant des techniques d’analyse automatique des niveaux de lecture des documents écrits, ce qui permet de savoir s’ils conviennent à certains utilisateurs.

 

  Les limites de diffusion et de disponibilité. Certains renseignements très importants dans le domaine considéré peuvent être confidentiels. Il s’agit notamment des dossiers médicaux, des données commerciales et de certains documents officiels. Les lois sur la propriété intellectuelle restreignent également la reproduction de divers types d’information. Dans certaines circonstances, la protection de la confidentialité de l’information est une responsabilité aussi importante que sa diffusion. La confidentialité est un facteur dont les personnes et les entreprises productrices d’information doivent obligatoirement tenir compte. La gestion de l’information suppose une compétence particulière dans la manière d’éviter les problèmes de confidentialité, en privilégiant par exemple les données groupées par opposition aux données individuelles, et en acquérant une connaissance approfondie des obligations légitimes de protection de l’information.

 

  Les moyens d’accès à l’information (aides à la recherche documentaire) utilisés dans les bibliothèques. Tous les utilisateurs ne connaissent pas l’emploi des moyens modernes d’accès à l’information, comme les catalogues informatisés (voir plus loin sous la rubrique «Les bases de données»). En outre, ces outils ne permettent pas d’accéder automatiquement à toute l’information. Pour utiliser la plupart des moyens d’accès, il faut de l’expérience et des compétences, ainsi qu’une bonne connaissance de la langue. Les menus tentent de simplifier la tâche du chercheur, mais la simplification risque aussi de dissimuler de l’information. Ces problèmes peuvent être atténués si les professionnels de l’information se comportent en pédagogues.

 

  Le clavier de l’ordinateur. Pour certaines personnes, le clavier de l’ordinateur constitue un obstacle, car elles n’ont pas été formées à son emploi. De plus, les personnes souffrant d’un handicap tel que des lésions dues à des efforts répétitifs sont incapables de l’utiliser ou de s’en servir longtemps. La reconnaissance vocale offre une autre manière de communiquer avec l’ordinateur.

 

  Le coût financier (et environnemental) de l’information et de la fourniture de documents. Le papier est un support d’information onéreux. Bien que les ordinateurs soient censés aider à économiser le papier, ils peuvent être, en pratique, extrêmement dispendieux à cet égard. Ce sont les systèmes informatisés bien gérés qui constituent le mode de diffusion et de stockage de l’information le plus économique (et le moins nuisible à l’environnement).

 

Les services d’information et les bibliothèques

Les services d’information et les bibliothèques travaillent de concert. Les bibliothèques de grandes villes et les bibliothèques spécialisées (en droit ou en médecine, par exemple) possèdent souvent des services d’information. Les services d’information spécialisés dans la sécurité et la santé au travail (dont les bibliothèques) sont généralement implantés dans des organismes spécialisés, des entreprises, des universités et des services officiels.

 

Le service d’information se charge de répondre aux demandes des utilisateurs et de les tenir informés des faits nouveaux. Pour rechercher et obtenir une information, et traiter de certaines questions de droits d’auteur, il faut faire appel aux compétences et aux ressources d’une bibliothèque. Le service d’information analyse l’information en fonction des besoins des demandeurs. Il établit des réponses qui font fréquemment appel à des données provenant de sources qui sortent du domaine d’une bibliothèque publique (voir tableau 22.3).

 

Certains experts de la sécurité et de la santé au travail établissent une distinction entre une bibliothèque publique et un service d’information. Ils considèrent qu’il faut éviter toute duplication d’efforts, en particulier pour des raisons de coût. Le principe est que les documents prêtés par une bibliothèque publique accessibles aux utilisateurs du service d’information ne devraient pas pouvoir être prêtés également par le service d’information. Dans la même logique, le service d’information devrait se spécialiser dans l’information de sécurité et de santé au travail qui n’est pas normalement accessible par l’intermédiaire d’une bibliothèque publique. Le service d’information devrait concentrer ses activités sur les services à rendre aux groupes ou aux individus ayant des besoins définis en matière de sécurité et de santé au travail. Le service d’information peut aussi prendre en charge l’obligation légale d’une organisation de fournir ou de produire de l’information, ce qu’une bibliothèque publique n’est pas censée faire.

 

Les bibliothèques ont recours à des systèmes informatisés, souvent très complexes pour l’acquisition et le catalogage des documents et pour la surveillance et le contrôle de leur circulation. Les services d’information accèdent à ces systèmes en collaborant avec le personnel des bibliothèques spécialisées. La bibliothèque et le service d’information doivent coopérer étroitement pour organiser la documentation de référence (à savoir les documents consultables sur place uniquement), les échanges interbibliothèques, les systèmes en ligne et les documents audiovisuels. Le service d’information dispose normalement d’un fonds documentaire de référence important, comme l’Encyclopédie de sécurité et de santé au travail du BIT.

 

La diffusion sélective de l’information est un aspect du travail du service d’information pour lequel la coopération entre les services d’information et les bibliothèques joue un rôle important. Pour opérer une diffusion sélective de l’information, le prestataire d’information mémorise le profil individuel des besoins de l’utilisateur. Il utilise par exemple un groupe de profils de chercheurs pour passer en revue les titres des articles scientifiques au fur et à mesure de leur publication. Les titres correspondant à des profils particuliers sont notifiés aux personnes intéressées. Si la diffusion sélective de l’information est une activité importante, il est difficile de l’organiser efficacement, car les besoins en information des utilisateurs peuvent varier considérablement selon les périodes, comme c’est souvent le cas en matière de sécurité et de santé au travail.

 

La formation aux méthodes d’accès à l’information

Le personnel et la direction d’une entreprise doivent savoir à qui et où s’adresser pour obtenir de l’information. Ainsi, les fiches de données de sécurité sont, en matière de sécurité et de santé, une source d’information importante sur les produits chimiques utilisés par les travailleurs. Le personnel et les employeurs doivent recevoir une formation sur la manière de rechercher et d’exploiter cette information. Comme aucune formation en matière de prévention ne saurait couvrir tous les problèmes potentiels, il est primordial pour le personnel et la direction de savoir se documenter. Tout programme de formation dans ce domaine devrait porter notamment sur les sources et services d’information.

 

La formation à la recherche documentaire est une composante essentielle de l’éducation des spécialistes, des délégués du personnel et des membres des comités de sécurité.

 

Cette formation s’adresse aux personnes ayant de bonnes notions en matière de sécurité et de santé au travail, mais qui ont besoin d’une formation de base en gestion documentaire. Ces compétences incluent la recherche des sources d’information en ligne et l’usage effectif d’un service d’information. La formation devrait prévoir l’acquisition d’une expérience pratique du travail en équipe avec des membres d’une bibliothèque spécialisée et d’un service d’information.

 

Les personnels des bibliothèques spécialisées et des services d’information représentent le niveau le plus élevé d’instruction théorique et de formation dans le domaine de l’information, mais ils peuvent avoir été très peu confrontés, en pratique, aux questions de sécurité et de santé au travail. Il est nécessaire d’accroître ce volet de connaissances et de prévoir éventuellement une spécialisation appropriée dans le cursus universitaire de ce groupe.

 

L’ordinateur et la gestion de l’information

Tous les procédés de gestion de l’information font de plus en plus appel à l’informatique. Bien qu’une partie importante de l’information à l’échelle mondiale se présente encore sur support papier et le restera vraisemblablement encore pendant un certain temps, l’informatique prend une place grandissante dans tous les domaines. Les dimensions et les prix des ordinateurs se réduisent de plus en plus, tandis que leurs capacités s’accroissent. Les ordinateurs bon marché, appelés également ordinateurs personnels ou PC, sont désormais capables d’effectuer des tâches de gestion documentaire qui, il y a quelques années seulement, ne pouvaient être réalisées que par un ordinateur central fort coûteux. Trois concepts clés de l’informatique sont particulièrement importants dans la gestion de l’information: les bases de données, les systèmes de gestion des bases de données et les communications entre ordinateurs.

 

Les bases de données

Un annuaire téléphonique est un exemple simple de base de données. La compagnie de téléphone conserve sur ordinateur la liste mère des noms et numéros de téléphone qu’elle actualise constamment. Cette liste est également utilisée pour l’impression de la version papier de l’annuaire téléphonique, lequel constitue une base de données d’accès public. Les particuliers et les entreprises possèdent souvent leurs propres listes de numéros de téléphone fréquemment utilisés. Ces listes sont en fait des bases de données personnelles ou privées.

 

La version papier de l’annuaire téléphonique représente la forme élémentaire d’une base de données. L’information est organisée par patronyme et par ordre alphabétique. Les prénoms et adresses permettent de différencier les personnes ayant le même patronyme. A chaque combinaison unique de nom, prénom(s) et adresse correspond au moins un numéro de téléphone. En terminologie de base de données, chaque groupe de données composé des nom, prénom(s), adresse et numéro de téléphone est appelé un enregistrement, dans lequel chaque élément (nom, etc.) est un champ.

 

Choisir la version papier pour une grande base de données, comme un annuaire téléphonique, présente des limites considérables. Si le seul point de départ est un numéro de téléphone, il est pour le moins difficile de trouver un nom dans l’annuaire d’une grande ville. En revanche, ce travail est très facile pour l’ordinateur de la compagnie de téléphone. Il lui suffit de réorganiser tous les enregistrements par ordre numérique des numéros de téléphone. Cette facilité de réorganisation des enregistrements constitue l’une des fonctions les plus utiles d’une base de données informatisée.

 

Les catalogues de bibliothèques sont des bases de données disponibles à la fois sur support papier et en format électronique. Chaque enregistrement de la base de données correspond à un ouvrage ou à un article de presse particulier. Les champs identifient la date et le lieu de publication et indiquent où consulter un exemplaire de la publication. Il existe dans les bibliothèques des bases de données catalogues sur de nombreux sujets, dont plusieurs sur la sécurité et la santé au travail. Le système CISDOC du BIT-CIS est un exemple de base de données bibliographiques.

 

Outre les noms des auteurs, les titres et les références bibliographiques (date, éditeur, pagination), une base de données bibliographiques contient souvent aussi un résumé analytique qui décrit le contenu de l’article. L’utilisateur peut alors décider de se procurer ou non la version intégrale du document signalé.

 

Les bases de données peuvent stocker non seulement les résumés analytiques, mais aussi le texte intégral des articles, ainsi que des illustrations (graphiques, photographies, tableaux, diagrammes). Les applications multimédias permettent de combiner son, texte et images fixes ou animées.

 

Les progrès réalisés en matière de supports d’information optiques et magnétiques ont réduit le coût du stockage haute capacité. Désormais, les ordinateurs personnels gèrent des bases de données plus importantes et de plus en plus complexes ou permettent d’y accéder.

 

Les systèmes de gestion des bases de données

Un système de gestion de bases de données (SGBD) classe les enregistrements dans la base et exécute de nombreuses autres fonctions importantes de gestion de l’information, comme la recherche d’enregistrements prédéfinis. Un SGBD est un logiciel permettant à l’utilisateur de travailler sur les données contenues dans la base. C’est donc un élément crucial de la gestion de l’information. Le gestionnaire individuel d’information constitue une forme spéciale de logiciel SGBD. Il permet à une personne de gérer toutes ses données personnelles (ses propres répertoires téléphoniques, ses listes de choses à faire, ses rendez-vous, etc.).

 

Le concept de filtre est d’une grande utilité pour se représenter la manière dont une recherche est structurée par un SGBD. Chaque recherche peut être considérée comme un filtre autorisant uniquement le passage des enregistrements correspondant à un profil donné. Par exemple, un utilisateur peut demander à consulter tous les enregistrements de documents publiés sur l’amiante en 1985. Au niveau de l’ordinateur, la recherche se traduira par une instruction de filtrage de tous les enregistrements possédant le mot-clé «amiante» dans leur titre et ayant été publiés en 1985. Une instruction typique se présenterait ainsi: mot-clé du titre = amiante ET date de publication = 1985 L’opérateur «ET» est appelé opérateur booléen, du nom de George Boole (mathématicien anglais) qui a inventé au XIXe siècle un système de logique algébrique connue sous le nom d’algèbre de Boole. «OU» et «SAUF» sont d’autres opérateurs booléens couramment utilisés. Grâce à ces opérateurs, les filtres de recherche peuvent être d’une grande précision.

 

Les communications entre ordinateurs

Les communications entre ordinateurs ont permis de créer de nombreux réseaux, reconnus ou non, qui servent aux échanges d’information. Ces réseaux couvrent souvent de grandes distances. Beaucoup fonctionnent par le biais du système téléphonique traditionnel en passant par un modem. D’autres font appel aux communications par satellite.

 

Dans une configuration réseau type, les bases de données sont rassemblées dans un seul ordinateur, la cible, tandis que la demande émane d’un ordinateur personnel, la source ou l’origine. La réponse de la cible consiste à renvoyer les enregistrements repérés par la recherche. Des normes internationales ont été élaborées afin de garantir le bon fonctionnement de ces communications interordinateurs. On peut citer les normes ISO 10162 et 10163-1 (ISO, 1993a, 1993b), relatives à la recherche de données.

 

Par le passé, ce type de communications exigeait des ordinateurs de grande taille et très onéreux. La puissance et la capacité des ordinateurs personnels sont désormais telles que même un particulier peut organiser des réseaux à partir de son bureau ou de son domicile. Internet est le réseau par lequel une personne se connecte au monde de l’information. En 1996, Internet est devenu le système de communications connaissant l’extension la plus rapide jamais enregistrée, avec un milliard d’utilisateurs prévus pour l’an 2000.

 

Le World Wide Web (La Toile mondiale) est l’un des instruments de cette croissance. Ce logiciel facilite l’accès à Internet. Avec le Web, l’utilisateur n’est pas obligé de connaître les langages ou commandes informatiques. De même, il n’a plus besoin d’avoir recours aux services d’un professionnel de l’information comme c’était le cas auparavant. Pour l’utilisateur, l’outil clé est le moteur de recherche qui lui permet de naviguer sur le Web et d’accéder à des millions de documents. Ces documents ne sont pas limités à du texte, mais comportent aussi des présentations multimédias complètes incluant son et animation.

 

Les fonctions multimédias ont transformé le Web en un support pédagogique important. En 1996, des programmes de formation à la sécurité et à la santé au travail ont commencé à y faire leur apparition. A partir des sites Web les plus importants, on a pu télécharger des programmes informatiques et les appliquer à la sécurité et à la santé au travail. Parmi les autres sources d’information disponibles sur le Web, il faut citer la présence grandissante de sites de bibliothèques ayant un rapport avec la prévention. En raison de l’extension continue du Web, on pourrait tout à fait envisager le développement d’une «université virtuelle» mondiale consacrée à la sécurité et à la santé au travail, et ce pendant la durée de vie de la présente édition de l’Encyclopédie.

 

Internet procure un système de courrier électronique mondial («e-mail» en anglais) permettant aux particuliers de s’envoyer des messages. Mais Internet est également de plus en plus utilisé pour la messagerie vocale et la vidéoconférence.

 

La messagerie diffère du courrier électronique. Dans un système de messagerie, tous les membres du groupe peuvent lire et répondre à un message. La messagerie est utilisée dans les téléconférences informatisées où il est possible de relier un grand nombre de participants pour une discussion sur un sujet donné. C’est une manière très économique de créer un réseau, regroupant, par exemple, des préventeurs qui partagent un intérêt commun pour un type particulier de risque.

 

Le transfert de fichiers est un procédé de base en informatique. Du point de vue terminologique, un fichier est l’unité de stockage de base permettant à l’ordinateur de distinguer un ensemble d’informations d’un autre. Un fichier peut être un programme informatique, un texte traité, une base de données complète ou une série filtrée d’articles résultant d’une recherche dans une base de données. Le transfert de fichiers est le moyen utilisé par les ordinateurs pour échanger l’information. Différents protocoles de transfert de fichiers garantissent que les données ne subissent aucune modification lors de leur acheminement. Pour la gestion des informations relatives à la sécurité et à la santé au travail, le transfert de fichiers a un rôle particulièrement important, car n’importe quel service d’information, même doté d’un simple ordinateur personnel, peut recevoir tous les types de données fournies par les services d’information du monde entier. Le transfert de fichiers et les services connexes constituent généralement la méthode la plus rentable de transmission des données. Le développement des  capacités des ordinateurs  s’accompagne d’une augmentation proportionnelle de la masse et de la portée de l’information transférable.

 

A titre d’exemple de traitement d’une transaction en ligne, on pourrait citer la commande d’une publication par l’intermédiaire d’un ordinateur personnel. Un autre exemple serait l’envoi, à un ordinateur situé dans une ville distante, d’une donnée liée à un projet de recherche impliquant plusieurs régions géographiques.

 

D’autres formes de communications informatisées prennent une importance croissante dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail. Il s’agit des services informatisés de réponse par télécopieur. L’utilisateur téléphone à l’ordinateur pour commander des renseignements spécifiques. L’ordinateur transfère alors l’information sur le télécopieur de l’appelant.

 

Pour résumer, on peut dire que non seulement l’ordinateur constitue l’instrument principal de la gestion de l’information, mais qu’il est aussi le grand médiateur de la révolution informatique qui se propage dans le secteur de la sécurité et de la santé au travail comme dans d’autres domaines majeurs de l’activité humaine.