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Programa principal 220. Relaciones, reuniones y documentos

Resumen de las propuestas para 1998-1999 y comparación con el bienio anterior (comprendidas otras fuentes de financiación)

220.1. Las funciones de este programa principal son: prestar los servicios necesarios a todas las conferencias y reuniones de la OIT, en los que se incluyen la elaboración puntual de los documentos (traducción, mecanografía, impresión y distribución), servicios de interpretación de buena calidad lingüística a los idiomas correspondientes, así como el mantenimiento de relaciones oficiales con los gobiernos de los Estados Miembros. En el marco de las medidas aprobadas por el Consejo de Administración en noviembre de 1995 a efectos de ahorrar recursos, se decidió transferir el programa Mecanografía e imprenta y el subprograma Distribución del programa principal 180 (Servicios de edición y documentos) a este programa principal con objeto de mejorar la planificación y los plazos para la producción de documentos al reunir todas las etapas del proceso en un mismo programa.

220.2. Los recursos asignados a este programa principal han disminuido en unos 7.300.000 dólares, en términos reales, con respecto al bienio 1996-1997. En el programa de Relaciones oficiales, los recursos destinados a la financiación de los servicios de intérpretes independientes para las reuniones del Consejo de Administración, así como para las reuniones sectoriales y otras reuniones técnicas se han reducido en su conjunto en 985.000 dólares en términos reales, como resultado de la decisión tomada por el Consejo de Administración de celebrar menos reuniones sectoriales y técnicas cada bienio. Sin embargo, este ahorro se compensa parcialmente con la asignación de unos 178.000 dólares suplementarios para cubrir los gastos adicionales de interpretación ocasionados por la necesidad cada vez mayor de celebrar reuniones adicionales de las comisiones del Consejo de Administración, la necesidad de reunir ciertas comisiones con más frecuencia de lo previsto, el aumento considerable del número de reuniones de los grupos y las reuniones que deben celebrar los grupos de trabajo del Consejo de Administración para proseguir su labor. Los recursos asignados al programa Documentos oficiales han disminuido en unos 2.8millones de dólares en términos reales (8/10 años de trabajo de los servicios orgánicos y 9/00 años de trabajo de los servicios generales y unos 457.000 dólares en concepto de otros gastos) como resultado de la racionalización y la informatización de los servicios lingüísticos. Se ha efectuado también una reducción en términos reales de unos 3.600.000 dólares (24/00 años de trabajo de los servicios generales y de unos 870.000 dólares en otros conceptos) en el marco del programa Producción y distribución de documentos como resultado de la racionalización de las funciones de tratamiento de texto, impresión y distribución. Esta disminución queda compensada por un aumento de 2/00años de trabajo de los servicios orgánicos para administrar la subcontratación de algunos servicios externos de mecanografía e imprenta.

220.1. Dirección del Departamento

220.3. En este programa se asignan recursos para el Director del Departamento, el personal de secretaría y el personal administrativo de apoyo. En vista de las posibilidades de aumentar la productividad y de reducir los costos mediante la utilización de nuevas tecnologías, se asignan recursos asimismo para sufragar un servicio central de gestión de documentos, integrado por un especialista en organización y métodos, un diseñador de sistemas y un técnico en computación, así como unos 112.000 dólares para financiar servicios externos de consultoría, material y equipo. Este programa se encarga además de la administración de la lista central de distribución para toda la Oficina (esta tarea correspondía anteriormente al programa 180.2 Publicaciones).

220.2. Relaciones oficiales

Organización y apoyo de reuniones

220.4. La principal función de este subprograma es coordinar las disposiciones necesarias para la celebración de todas las reuniones de la OIT, organizar la Conferencia Internacional del Trabajo y las reuniones del Consejo de Administración y sus comisiones. Sus responsabilidades abarcan también las disposiciones de organización, la convocatoria de los participantes, la prestación de servicios de secretaría, los servicios de protocolo, la tramitación de las resoluciones y los servicios administrativos para los delegados enviados a las reuniones y conferencias de la OIT.

Servicios de interpretación

220.5. En este subprograma se asignan recursos para financiar los servicios de interpretación para todas las reuniones de la OIT, con excepción de la Conferencia Internacional del Trabajo y de las reuniones regionales (cuyos créditos se consignan en los programas principales 10 y 30). También se habilitan fondos para sufragar los gastos correspondientes a la labor realizada por el personal auxiliar contratado por un breve período (como en el caso de los secretarios de comisiones y los técnicos) para todas las comisiones, pero no para la Conferencia, las reuniones regionales y las reuniones sectoriales (cuyos recursos se asignan en los programas principales 10, 30 y 100).

Correspondencia oficial

220.6. La labor efectuada en el marco de este sub-programa comprende la redacción, corrección y traducción de comunicaciones oficiales dirigidas a los gobiernos y a los miembros del Consejo de Administración, así como otro tipo de correspondencia oficial del Director General. Se incluye también entre las tareas del subprograma la preparación del Boletín Oficial.

220.3. Documentos oficiales

Servicios lingüísticos

220.7. Las principales funciones que se cumplen en este programa consisten en corregir, traducir y revisar en inglés, francés y español y, cuando corresponda, también en árabe, chino, alemán y ruso, todos los informes, documentos, resúmenes y otros textos necesarios para las reuniones de la Conferencia, del Consejo de Administración y otras reuniones convocadas por el Consejo de Administración. A estas funciones se añaden también la traducción de artículos y notas para la Revista Internacional del Trabajo, la traducción y corrección de los principales informes, tales como El empleo en el mundo, y la traducción de otros muchos documentos, incluidas circulares, respuestas a cuestionarios de la OIT y material recibido en idiomas distintos del español, el francés o el inglés.

Terminología y referencia

220.8. La labor realizada en el marco de este subprograma consiste en suministrar al personal lingüístico que trabaja para éste u otros programas principales referencias, documentación y apoyo en materia de terminología.

220.4. Elaboración y distribución
de documentos

Tratamiento de textos

220.9. La labor de este subprograma abarca los servicios de tratamientos de textos y transcripción en siete idiomas para la Conferencia, el Consejo de Administración y otras reuniones convocadas por el Consejo de Administración. Los servicios de tratamiento de textos y, en algunos casos, de compaginación se facilitan también a publicaciones periódicas, publicaciones no periódicas y otros documentos publicados por la Oficina. Una nueva responsabilidad asignada a este subprograma es la selección y formación de candidatos para los puestos de secretaría en todos los servicios de la Oficina. A fin de reducir los costos, se recurrirá, cuando sea apropiado, a servicios externos de mecanografía.

Impresión interna

220.10. La labor de este subprograma consiste en la reproducción interna de los documentos mencionados en el párrafo anterior.

Impresión externa y corrección
de pruebas

220.11. Este subprograma se encarga de organizar la impresión externa de los informes que se presentan a la Conferencia y otras reuniones, así como de otros documentos y publicaciones de la OIT. Sus actividades comprenden: la preparación de originales y la corrección de pruebas en varios idiomas; la prestación de asesoramiento técnico y la fijación de normas para la presentación tipográfica, la composición y los formatos; el establecimiento de métodos y procedimientos técnicos destinados a facilitar la utilización de las bases de datos informatizadas de la OIT para la fotocomposición, y el control de la calidad del material impreso en el exterior.

Distribución

220.12. Entre las actividades de este subprograma se incluyen la recepción, el registro, el almacenamiento, el mantenimiento de existencias, el archivo y la expedición de todos los documentos y publicaciones, un servicio de información sobre publicaciones y documentos disponibles, y los servicios de distribución de documentos durante las reuniones.