Programa principal 200. Programación y gestión

Resumen de las propuestas para 1998-1999 y comparación con el bienio anterior (comprendidas otras fuentes de financiación)

200.1. La función más importante de este programa principal es definir el programa de actividades de la OIT en colaboración con los demás programas principales, sobre la base de las políticas establecidas por la Conferencia y por el Consejo de Administración, y bajo la orientación del Director General. Entre las responsabilidades de este programa principal se incluyen también las siguientes: controlar la ejecución de los programas e informar acerca de ella, realizar estudios con el fin de aumentar la eficacia de la Oficina para una mejor utilización de sus recursos, evaluar todas las actividades de la OIT y velar, mediante una supervisión interna eficaz, por el respeto y la aplicación de las políticas y normas de gestión.

200.2. Además de la función de programación, las tres funciones principales del programa principal son el control, la evaluación y la auditoría interna que, juntas, constituyen los pilares de un sistema de supervisión global y eficaz en función de los costos. La combinación de estas funciones contribuye a la efectividad de la Oficina en su conjunto, al servir como un insumo principal en la preparación de los futuros programas. Por otra parte, responde al deseo expresado por los mandantes de que exista una mayor transparencia y una mejora en la presentación de informes al Consejo de Administración.

200.3. Los créditos consignados para este programa principal se han disminuido en unos 386.000 dólares en términos reales en comparación con los del bienio 1996-1997. Esta disminución se debe a la supresión de todos los recursos asignados específicamente para la realización de seminarios y de cursos prácticos en lo que respecta a la evaluación del programa y de los proyectos en las regiones, aunque estos seminarios seguirán celebrándose por iniciativa de los programas principales regionales, con cargo a los recursos CTPO de cada región. Entre las reducciones cabe mencionar también la de 2/00 años de trabajo de la categoría de servicios generales como consecuencia de la adopción de modernas técnicas de oficina, una reducción de 0/04 año de trabajo de la categoría de servicios orgánicos, y una reducción limitada en los gastos distintos de los de personal.

Planificación y coordinación
del programa

200.4. El objetivo de este subprograma es facilitar a los funcionarios de la Oficina que cumplen funciones directivas, al Director General, al Consejo de Administración y a la Conferencia los estudios y la documentación que necesitan para los debates sobre la planificación estratégica de los programas de la OIT, el establecimiento de las prioridades y la adopción de las decisiones relativas a la ejecución del programa. Se prevé que los principales resultados serán los siguientes:

a)

un documento preliminar de consulta que será discutido por el Consejo de Administración en marzo de 1998, en el que se presentarán los principios de acción, los puntos esenciales y el nivel de recursos de los programas así como, de ser necesario, un nuevo documento para su discusión por la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración en noviembre de 1998, a fin de obtener directrices con miras a la preparación de las propuestas de Programa y Presupuesto para el bienio 2000-2001;

b)

las propuestas de Programa y Presupuesto del Director General para el bienio 2000-2001;

c)

una Memoria única acerca de las actividades de la OIT durante el bienio 1996-1997, que se someterá a la Conferencia en 1998, e informes intermedios a la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración sobre los progresos realizados en la ejecución del programa aprobado, conforme los solicite la citada Comisión, y

d)

la elaboración de análisis internos en el marco del nuevo sistema de supervisión de la ejecución del programa, para permitir al Director General y a los funcionarios de categoría superior de la Oficina evaluar y supervisar la ejecución del programa aprobado, y en particular de los programas de acción, adoptar las medidas correctivas necesarias para hacer frente a los problemas de ejecución del mismo, llevar a cabo análisis y formular recomen-daciones en relación con la asignación de recursos con cargo al presupuesto ordinario y a los ingresos para apoyo del programa y, de ser necesario, formular recomendaciones para proceder a ajustes del programa en función de nuevas prioridades sustantivas, de reorganizaciones internas y de la situación financiera de la Organización.

Servicios consultivos de gestión

200.5. El objeto de este subprograma es mejorar la pertinencia y la eficacia de los servicios de la OIT. En el bienio de 1998-1999, se pondrá el énfasis en la identificación de oportunidades que permitan simplificar los procedimientos de trabajo, eliminar los excesos y la duplicación y determinar la posibilidad de subcontratar en el exterior las actividades administrativas que puedan realizarse en forma aceptable a un costo inferior. Tratará de mejorarse los servicios prestados a los Estados Miembros, principalmente a través de una utilización más eficaz de la informática en los servicios de información de la Oficina. La labor del subprograma contribuirá a la función de supervisión del programa principal al proponer cambios en la organización y los procedimientos de las actividades de la Oficina sobre la base de los resultados de la auditoría y de la evaluación.

200.6. Durante el bienio 1996-1997, se introdujeron medidas para reducir los gastos en concepto de impresión, seguro de salud, traducciones externas y mecanografía, mediante la simplificación y racionalización de las actividades y la subcontratación de algunos de estos servicios. En 1998-1999, estas primeras disposiciones se ampliarán y afianzarán a medida que se adquiera experiencia en el trabajo con los proveedores de servicios externos y se encuentren nuevas posibilidades de ahorro. Las actuales medidas para racionalizar e informatizar las actividades de personal se extenderán conforme la nueva tecnología informática ofrezca más oportunidades para mejorar la eficiencia.

200.7. En 1998-1999 se recurrirá en mayor medida a la utilización de la red Internet para proporcionar servicios a los mandantes. Para ese entonces, si no antes, los documentos e informes para las reuniones de la OIT se enviarían por Internet a los mandantes que dispongan de los medios técnicos necesarios para recibirlos, lo que permitirá ahorrar en gastos de correo y mejorar considerablemente los tiempos de entrega. Los mandantes también podrán acceder más fácil y rápidamente al caudal de datos sobre derecho laboral, estadísticas del trabajo y política social y en materia de seguridad y salud, que se encuentran recogidos en las bases de datos de la Oficina. Se estudiará la manera de organizar y presentar esta información a fin de que resulte de mayor utilidad para los Estados Miembros. En 1996 se emprendió también un estudio sobre el uso de la tecnología de Internet para crear sistemas de comunicación interna, llamados INTRANET, destinados a los funcionarios de la OIT en Ginebra y en las regiones. La INTRANET se empleará para la difusión de las circulares internas de la Oficina y de los informes, así como para el tratamiento electrónico de tareas administrativas rutinarias, lo cual permitirá reducir tanto las necesidades de papel y de archivo como el tiempo necesario para la aprobación. Este trabajo se realizará en estrecha colaboración con el programa principal 185 (Informática y comunicaciones).

Evaluación

200.8. La evaluación es una función esencial de la programación y gestión de servicios de buena calidad que respondan a las necesidades de los mandantes, habida cuenta especialmente de la exigencia de mayor transparencia y responsabilidad en las actividades de la OIT, en un mundo cada vez más preocupado por «sacarle jugo al dinero». Una supervisión periódica ayuda a determinar las dificultades para poder corregirlas con tiempo. La evaluación también desempeña un papel importante a la hora de centrar las actividades en los problemas prioritarios y en las necesidades de los mandantes, así como para orientar las nuevas políticas y programas de la Oficina. El objetivo de este subprograma es mejorar la labor de planificación, control, evaluación y presentación de informes en relación con las actividades de la OIT en la sede y sobre el terreno. Al tratar de alcanzar este objetivo, la labor del subprograma contribuirá a cumplir con la función de supervisión del programa principal. En esta labor se incluyen también las actividades destinadas a mejorar la capacidad de los mandantes para preparar, formular, controlar y evaluar las actividades de cooperación técnica.

200.9. Durante los bienios 1994-1995 y 1996-1997 se formularon, experimentaron y consolidaron los conceptos, herramientas y procedimientos básicos del Sistema de Seguimiento, Evaluación y Presentación de Informes (MERS). Con arreglo a este sistema, las autoevaluaciones anuales, las evaluaciones temáticas y las evaluaciones ad hoc independientes proporcionan informaciones sobre la labor de la Oficina. Seguirá impartiéndose formación al personal y a los mandantes de la OIT en lo que se refiere a los conceptos, métodos y herramientas de evaluación. Se prepararán versiones actualizadas de la guía y de la aplicación computadorizada del MERS, en las que se incluirán las enseñanzas extraídas de la aplicación del mismo. Se revisarán y actualizarán otras orientaciones y guías para la evaluación. Se desarrollarán las bases de datos del sistema computadorizado de repertorios de información sobre proyectos (PILS) y de la Unidad de Evaluaciones (PROG/EVAL) para que su acceso resulte más fácil para el personal y los mandantes de la OIT. Los resultados de las actividades de evaluación se publicarán periódicamente, y se contribuirá a la labor conjunta entre organismos en materia de evaluación. Hacia fines del bienio, las unidades de la sede y del terreno habrán incorporado a las labores de control y evaluación de sus actividades los planes de trabajo anuales, exámenes de avance periódicos y autoevaluaciones anuales. Será mayor el número de unidades que emplearán la aplicación computadorizada del MERS.

Comprobación interna de las cuentas

200.10. Este subprograma se encarga de la función de comprobación interna de cuentas que, de conformidad con el párrafo d) del artículo 30 del Reglamento Financiero de la Organización, forma parte de la función de supervisión del programa principal, y consiste en un control administrativo que mide y evalúa la eficacia de los demás controles y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la OIT. Estas actividades tienen los siguientes objetivos: garantizar un control interno adecuado a un costo razonable; dar cumplimiento a las normas, reglamentos, políticas y procedimientos de la OIT; la utilización eficaz y con arreglo a criterios económicos de los recursos, la integridad de las prácticas de gestión y la fiabilidad de los asientos contables y de los datos financieros y de otra índole empleados para informar a la dirección; y la seguridad de los activos de la OIT. El programa de trabajo se coordina con el del Auditor Externo, a quien se mantiene informado de sus resultados y recomendaciones así como de las medidas de seguimiento correspondientes.

200.11. En el programa de trabajo para el bienio de 1998-1999 seguirá figurando el examen de determinadas funciones, sistemas, políticas y procedimientos en la sede, así como la comprobación en el terreno de las cuentas de las oficinas externas, los equipos consultivos multidisciplinarios y los proyectos de cooperación técnica. Aunque desde el punto de vista administrativo forma parte de la Oficina de Programación y Gestión, la Sección de Auditoría Interna funciona de manera independiente, bajo la autoridad del Director General, de conformidad con la regla 13.10 de la Reglamentación financiera detallada de la Organización. Dicha sección está autorizada para llevar a cabo exámenes de cuentas independientes y para presentar al Director General los informes que considere necesarios, con el objeto de asistirle en el cumplimiento de sus responsabilidades en materia de supervisión interna. El Auditor Interno también se encarga además de formular recomendaciones para mejorar los aspectos relativos al control de los sistemas, procedimientos y actividades, y también de supervisar la aplicación de estas recomendaciones. Cuando fuere necesario, participa en las investigaciones de los posibles casos de fraude o despilfarro de los recursos. De acuerdo con las decisiones adoptadas por el Consejo de Administración en noviembre de 1996 relativas a la concesión de mayor autonomía e independencia al Auditor Interno, se le pedirá de ahora en adelante a este último que presente informes anuales a la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración del Consejo de Administración, y podrá asimismo presentar, de considerarlo necesario, informes adicionales en cualquier reunión.

200.12. Este subprograma tiene también a su cargo la comprobación interna de las cuentas y de las actividades financieras del Centro de Turín, a cuyo efecto el Centro proporciona 1/00 año de trabajo de la categoría de servicios orgánicos, según se indica bajo la partida «Otras fuentes» que figura en el cuadro reproducido en el encabezamiento de este programa.

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