Programa principal 170. Servicios financieros
Resumen de las propuestas para 1998-1999 y comparación con el bienio anterior (comprendidas otras fuentes de financiación)
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PROGRAMA |
TITULO |
ANOS / MESES TRABAJO |
DOLARES DE ESTADOS UNIDOS | |||
| SERVICIOS ORGANICOS | SERVICIOS GENERALES | GASTOS DE PERSONAL | OTROS GASTOS | TOTAL RECURSOS | ||
| 170.1 | TESORERO Y CONTRALOR GENERAL | 2/00 | 2/00 | 603,216 | 9,497 | 612,713 |
| 170.2 | PRESUPUESTO Y FINANZAS | 18/00 | 55/03 | 7,945,081 | 251,664 | 8,196,745 |
| 170.3 | TESORERIA Y CONTABILIDAD | 10/00 | 18/04 | 3,133,850 | 160,291 | 3,294,141 |
| TOTALES PARA 1998-99 | ||||||
| PRESUPUESTO ORDINARIO | 30/00 | 75/07 | 11,682,147 | 421,452 | 12,103,599 | |
| OTRAS FUENTES | 2/00 | 19/02 | 2,007,174 | 56,478 | 2,063,652 | |
| TOTALES PARA 1996-97 | ||||||
| PRESUPUESTO ORDINARIO | 28/00 | 81/04 | 14,885,616 | 520,769 | 15,406,385 | |
| OTRAS FUENTES | 4/00 | 19/08 | 2,933,536 | 54,055 | 2,987,591 | |
170.1. La función más importante de este programa principal es la prestación de manera continua de servicios financieros y otros servicios conexos de conformidad con las disposiciones del Reglamento Financiero de la Organización y de la Reglamentación financiera detallada de la Oficina. Más específicamente, esta tarea abarca la formulación de la política financiera y presupuestaria, y la gestión financiera de las operaciones tanto de la sede como de las oficinas exteriores.
170.2. Incumbe a este programa principal la responsabilidad esencial de preparar los documentos sobre cuestiones financieras que se someten al Consejo de Administración, a la Conferencia y a sus respectivas comisiones (en particular, la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración, incluidas las reuniones de miembros gubernamentales del Consejo de Administración sobre cuestiones de prorrateo de las contribuciones, y la Comisión de Representantes Gubernamentales sobre Cuestiones Financieras, de la Conferencia), y de prestar asistencia a dichas comisiones. Le incumben, asimismo, las importantes tareas de ocuparse de los aspectos financieros de la preparación del Programa y Presupuesto, de preparar el informe financiero y los estados de cuentas que se someten, por conducto del Auditor Externo al Consejo de Administración y a la Conferencia, de establecer las políticas y los procedimientos financieros de la OIT, y de controlar las funciones financieras descentralizadas que se han confiado a las oficinas exteriores y a los departamentos de la sede.
170.3. En el bienio 1998-1999, los objetivos principales serán: continuar prestando servicios financieros de la manera más eficaz posible y, al mismo tiempo, mantener niveles aceptables de calidad y seguridad; contribuir a aumentar la eficacia en toda la Oficina, y asegurar la mejor protección posible de las finanzas y bienes con que cuenta la Organización, incluidas las sumas confiadas a la OIT por el PNUD, así como por donantes multibilaterales y otros donantes de fondos para actividades de cooperación técnica y subsidios para investigación. Otro objetivo será la consolidación y el fortalecimiento del proceso de descentralización de las funciones presupuestarias y financieras encomendadas a las oficinas exteriores y a los distintos departamentos de la sede; en este proceso se incluyen también la capacitación necesaria y la actualización de los manuales correspondientes.
170.4. A finales del bienio 1998-1999, el sistema presupuestario y contable central y el sistema de contabilidad general actualmente en vigor habrán sido utilizados durante 21 y 12años respectivamente y tendrán inevitablemente que ser sustituidos. El funcionamiento de estos sistemas es complicado y costoso. Tras haberse efectuado muchas modificaciones se comprobó que era difícil mejorar su eficacia (por ejemplo, evitar las duplicaciones en el registro de datos) y lograr que fueran mas fáciles de utilizar y compatibles con un entorno de tecnología de la información que ha evolucionado considerablemente y se ha vuelto más complejo. A fin de respaldar y sacar el máximo provecho de la modernización y simplifi-cación de los procedimientos financieros y administrativos, sería necesario desarrollar sistemas integrados para las funciones financieras, administrativas y relativas al personal. La necesidad de introducir sistemas nuevos que satisfagan plenamente los requisitos de la Oficina, es cada vez más urgente. A pesar de que esto supondrá una inversión considerable de varios millones de dólares, y de que puede resultar difícil asignar tal cantidad en un solo bienio habida cuenta de las restricciones que supone el límite de crecimiento cero, sería importante tomar las primeras medidas para preparar el terreno en ese sentido durante el bienio 1998-1999. La primera medida que habría que tomar antes de invertir grandes sumas en la elaboración de nuevos sistemas es efectuar un examen completo de los procedimientos presupuestarios, financieros y administrativos existentes para determinar cuál sería el mejor enfoque al respecto. Dicho examen se centraría especialmente en los mecanismos que se utilizan para llevar a cabo las actividades de cooperación técnica. Se trataría, entre otras cosas, de señalar aquellos mecanismos que resultan más complicados y costosos con el fin de simplificarlos sin eliminar no obstante los controles esenciales a los que están sujetos. Esto haría posible también que la Oficina prestara servicios más eficaces en un entorno altamente competitivo. Una segunda medida consistiría en determinar cuáles son las necesidades del usuario. De esta forma la Oficina podría evaluar si resultaría mejor adaptar en función de los requisitos de la OIT el módulo financiero del sistema integrado de información sobre gestión de las Naciones Unidas (IMIS), el cual debería estar en pleno funcionamiento para entonces, o utilizar en cambio un programa comercializado en el mercado.
170.5. Los recursos destinados a este programa principal en el bienio 1998-1999 han registrado una disminución de aproximadamente 554.000 dólares en términos reales en comparación con los del bienio 1996-1997. Los ingresos de apoyo al programa previstos para este programa principal se han reducido, a su vez, en unos 394.000 dólares en términos reales en relación con los correspondientes al bienio 1996-1997. La continua disminución de los recursos se debe a que ha proseguido la transferencia a las oficinas exteriores de las funciones financieras y al aumento de la eficiencia resultante de la limitada modernización de los actuales sistemas financieros computadorizados (financiada en parte con el superávit de caja de 1992-1993) y a la aplicación más generalizada de los acuerdos de descentralización con respecto a la determinación de las obligaciones.
170.1. Tesorero y Contralor General
170.6. Se han consignado créditos en este programa para el Tesorero y Contralor General, para servicios de secretaría y para la realización de misiones.
170.2. Presupuesto y finanzas
170.7. Este programa tiene por objeto dirigir y realizar las operaciones presupuestarias y de pagos relacionadas con el presupuesto ordinario y con otros fondos administrados por la OIT, incluidos los relativos a los proyectos de cooperación técnica financiados con fondos externos. Sus principales funciones son las siguientes:
a)
formular la política financiera y presupuestaria y, también, revisar el reglamento, la reglamentación y las directivas financieras y elaborar los correspondientes documentos para su examen por los órganos de la OIT;
b)
preparar las estimaciones de gastos y estimaciones conexas para el programa ordinario y elaborar y examinar los presupuestos y previsiones de gastos para los programas financiados con cargo a los recursos extrapresupuestarios;
c)
negociar los aspectos financieros de los acuerdos concertados con los donantes de recursos extrapresupuestarios;
d)
contabilizar las asignaciones del presupuesto ordinario, los créditos extrapresupuestarios asignados en la sede y los gastos; controlar las asignaciones de créditos, las obligaciones y los gastos correspondientes a la sede y a las oficinas y los proyectos exteriores;
e)
examinar y aprobar las solicitudes de pago, realizar las operaciones financieras relacionadas con las becas y los seminarios, y preparar y administrar las nóminas de sueldos;
f)
proporcionar a la dirección y a los organismos normativos los análisis e informes financieros relativos a los aspectos financieros y presupuestarios del presupuesto ordinario y de los programas extrapresupuestarios, con inclusión de las repercusiones en el presupuesto de las fluctuaciones de los costos y de los tipos de cambio;
g)
llevar los registros de contabilidad correspondientes a las funciones mencionadas más arriba;
h)
elaborar y revisar las políticas, normas y sistemas contables relacionados con las actividades antes mencionadas tanto de la sede como de los servicios exteriores;
i)
preparar y actualizar los manuales, circulares y otras instrucciones sobre cuestiones financieras;
j)
participar en los órganos de coordinación entre organismos de las Naciones Unidas y los informes periódicos presentados por la OIT a órganos intergubernamentales de las Naciones Unidas, tales como la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP) y el Comité Administrativo de Coordinación (CAC), y
k)
prestar asistencia a la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración del Consejo de Administración (incluidas las reuniones de miembros gubernamentales sobre cuestiones de prorrateo de las contribuciones), así como a la Comisión de Representantes Gubernamentales sobre Cuestiones Financieras, de la Conferencia.
170.8. A raíz de la descentralización de una serie de funciones financieras y presupuestarias que se han transferido a distintos departamentos de la sede y a las oficinas exteriores, este programa se encargará, entre otras cosas, de la capacitación de los funcionarios y del control de la ejecución y el cumplimiento de las tareas descentralizadas.
170.3. Tesorería y contabilidad
170.9. En el bienio 1998-1999, los objetivos generales de este programa seguirán siendo preservar y afianzar las bases del financiamiento de las actividades de la organización y suministrar cuentas e informes financieros eficaces y completos sobre esas actividades. Estos objetivos se alcanzarán mediante:
a)
la recaudación en tiempo oportuno de las contribuciones prorrateadas entre los Estados Miembros y de otros ingresos de la Organización;
b)
la elaboración e introducción de políticas y procedimientos eficaces de gestión y desembolso de tesorería e inversiones, tanto en la sede como en los servicios exteriores;
c)
la teneduría de los libros de contabilidad (ingresos, gastos y otras cuentas generales) respecto de todos los fondos que están bajo la custodia del Director General;
d)
la elaboración de los estados e informes financieros provisionales y definitivos, así como la preparación de análisis, previsiones y estudios para los órganos encargados de la formulación de políticas y de la gestión;
e)
la tramitación de las cuentas de la Oficina de Enlace de Nueva York y de la Oficina de Correspondencia en Washington, y el control de las operaciones contables que se llevan a cabo en las oficinas exteriores en virtud de las disposiciones sobre descentralización para los programas principales 250 (Africa), 265 (Estados árabes), 260 (Américas) y 270 (Asia y el Pacífico) y 280 (Europa y Asia Central, y
f)
la elaboración y revisión de las políticas, normas y sistemas contables correspondientes a las actividades mencionadas anteriormente, tanto de la sede como de los servicios exteriores.
170.10. En el bienio 1998-1999, este programa se encargará de informatizar y racionalizar aún más sus operaciones bancarias. A la luz de los cambios que se han producido en las relaciones como resultado de la descentralización de las funciones que se han confiado a las oficinas exteriores, se realizará también un estudio general sobre los procedimientos actuales. La finalidad de este estudio consistirá en examinar todos los procedimientos a fin de simplificarlos sin eliminar no obstante los controles. El estudio se centrará, entre otras cosas, en la relación costos-beneficios de los controles, la necesidad de contar con mecanismos claros, la elaboración y actualización de manuales generales y la necesidad de disponer de sistemas integrados.