Programa principal 175. Administración interna

Resumen de las propuestas para 1998-1999 y comparación con el bienio anterior (comprendidas otras fuentes de financiación)

175.1. La función de este programa principal consiste en prestar servicios administrativos centrales a fin de asegurar condiciones de trabajo satisfactorias en la Oficina y de administrar el edificio de la sede y demás propiedades de la Organización de manera eficaz y económica. La calidad de los servicios logísticos y administrativos prestados por este programa es un factor decisivo en la productividad de la Oficina en su conjunto y afecta a las condiciones de trabajo del personal, así como a la seguridad física de todas las personas que utilizan el edificio de la sede de la OIT. Este programa abarca actualmente las funciones enumeradas a continuación que se llevan a cabo en la sede, así como la orientación normativa de las actividades paralelas que se han descentralizado para ser efectuadas sobre el terreno:

a)

el funcionamiento y mantenimiento del edificio de la sede, incluida la gestión de los contratos para el mantenimiento y la reparación de las instalaciones técnicas de calefacción y aire acondicionado, así como el funcionamiento del sistema de gestión del edificio;

b)

la gestión de los servicios contratados por la Oficina en los que se incluyen los servicios de seguridad, los servicios de restaurante en la sede y los servicios de limpieza;

c)

la adopción de las disposiciones pertinentes para los viajes oficiales y los envíos y documentación relacionados con los mismos, así como la supervisión de las actividades de la agencia de viajes que presta servicios en la OIT;

d)

la adquisición, el suministro y el inventario del mobiliario, las instalaciones y el material de oficina y otros suministros para la sede y las oficinas exteriores, así como la adquisición de equipo y las subcontrataciones para proyectos de cooperación técnica;

e)

la gestión de los conmutadores telefónicos de la sede y de las oficinas exteriores, así como del correo y el mantenimiento de los expedientes y documentos necesarios, incluidos los archivos, y

f)

la contratación y administración de las pólizas de seguro, la supervisión de los locales de las oficinas exteriores de la OIT y el enlace con las autoridades locales.

175.2. Ha habido una disminución neta en términos reales de unos 3,3 millones de dólares en los recursos propuestos para este programa en comparación con el bienio 1996-1997.  Gracias a los continuos esfuerzos por racionalizar los servicios prestados y mejorar su eficacia se ha logrado una reducción neta de 6/00 años de trabajo de servicios orgánicos y de 12/00 de servicios generales, así como de unos 882.000 dólares en gastos distintos de los de personal.

Edificio

175.3. Este subprograma abarca los gastos de funcionamiento del edificio de la sede. A medida que pasa el tiempo, es necesario prestar cada vez mayor atención al mantenimiento del edificio de la sede de la OIT. Se precisa un programa permanente de mantenimiento preventivo para evitar el deterioro del edificio, ya que esto podría dar lugar a reparaciones costosas en el futuro. La dependencia encargada de estas operaciones comprende un equipo de personal de apoyo técnico que, entre otras cosas, supervisa la labor de los contratistas externos que se ocupan del mantenimiento del edificio. En el subprograma Edificio la revisión de los contratos de mantenimiento y la disminución de determinadas tareas operacionales ha permitido lograr una reducción de 2/00 años de trabajo de servicios orgánicos y de unos 440.000 dólares en gastos distintos de los de personal. En el siguiente cuadro figuran los recursos que se requieren para los gastos generales de funcionamiento:

Servicios internos y de seguridad

175.4. Este subprograma abarca la distribución interna del correo, la provisión de vehículos y conductores para la Oficina, los servicios relacionados con la utilización de las salas de reunión, la limpieza del edificio, la seguridad, la organización de visitas guiadas del edificio, la prevención de incendios, las medidas generales de seguridad y la adaptación de los locales de oficina a la evolución de las necesidades.

175.5. Los 37 puestos previstos en este subprograma incluyen guardias para el centro de control de la seguridad, la seguridad nocturna, la prevención de incendios y las tareas relacionadas con el garage, así como los mensajeros, los conductores y recepcionistas y los funcionarios responsables de la administración de las salas de reunión y de las oficinas. Gracias a la racionalización de los servicios prestados en el marco de este subprograma, se ha logrado la reducción de 2/00 años de trabajo de servicios orgánicos y de 6/00 años de servicios generales.

Servicios de viajes

175.6. Con la colaboración de la agencia de viajes que presta servicios en la Oficina este subprograma se encarga de las disposiciones para los viajes autorizados de funcionarios, expertos, miembros del Consejo de Administración y participantes en las reuniones de la OIT. Este subprograma también abarca el transporte de los muebles y efectos personales con ocasión de la contratación, el traslado y la repatriación de funcionarios y expertos, así como los trámites de aduana y cuestiones conexas.

Compra y suministro de material
de oficina

175.7. Este subprograma abarca la compra, el almacenamiento, la distribución y el mantenimiento del mobiliario, equipo y material de oficina y otros elementos, así como la gestión del sistema de inventario. Tiene también a su cargo la compra de equipo no fungible de las oficinas exteriores y proporciona el equipo requerido en las reuniones celebradas fuera de Ginebra. Los procedimientos informatizados para la compra de suministros y equipo, elaborados en estos últimos años, aseguran el mantenimiento eficaz de los niveles de existencias. Los recursos de este subprograma no correspondientes a personal, que ascienden a 3.500.000 dólares, incluyen una asignación de unos 3.500.000 dólares para la renovación del mobiliario de la Oficina. Los recursos de este subprograma, sin incluir los costos de personal, son los siguientes:

Adquisición de equipo y subcontratación para la cooperación técnica

175.8. El objetivo de este subprograma es lograr que el equipo y los servicios subcontratados en apoyo del programa de cooperación técnica de la OIT se adquieran y se suministren de manera rentable, con arreglo a lo dispuesto en la Reglamentación financiera detallada de la OIT y en las directrices sobre adquisiciones. El subprograma incluye, entre otras cosas, la participación en las actividades de la Oficina de Servicios Interinstitucionales de Adquisición (OSIA), a fin de garantizar que los procedimientos y las directrices de la OIT se ajusten a las políticas y prácticas de las Naciones Unidas en la materia. Se mantiene una estrecha cooperación con el Centro de Turín para prestar asistencia en la organización de cursos de formación sobre gestión de la adquisición de equipo. Este subprograma se financia en su totalidad con cargo a los ingresos para apoyo del programa.

Tramitación de expedientes
y comunicaciones

175.9. Este subprograma abarca los siguientes servicios: teléfono, telegramas, facsímiles y télex; el envío de la correspondencia por conducto del servicio de correos o por valija diplomática; la ordenación, el registro, la clasificación y la distribución de las cartas, telegramas y télex recibidos, y el mantenimiento de los registros centrales y los archivos de la OIT. Gracias a la racionalización de las operaciones, se ha logrado reducir 2/00 años de trabajo de servicios orgánicos y 4/00 de servicios generales.

Gestión del programa y apoyo al mismo

175.10. Además de la gestión del programa, en este subprograma se incluyen también los arreglos que se han de concertar con las Naciones Unidas y las autoridades suizas para la celebración de la Conferencia Internacional del Trabajo. La reducción de 2/00 años de trabajo de servicios generales es resultado de la absorción por el subprograma Servicios de viajes de la función de administración de los seguros.

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