1. A propos de l'OIT
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3. Régions
4. Evénements et réunions
5. Programmes et projets
6. Publications
7. Normes du travail
8. Statistiques et données

Rapport I

Rapport du Directeur général:
Activités de l'OIT, 1996-97

Le présent chapitre traite des activités de différents programmes qui concernent essentiellement l'administration intérieure, ou qui fournissent des services directement aux mandants, comme la bibliothèque, le Bureau de l'information publique et les services de conférences et de réunions. Le trait commun de ces programmes est que leur efficience et leur rapport coût-efficacité influent notablement sur la qualité des services techniques que l'OIT fournit à ses mandants.

Au cours de la période biennale 1996-97, les services d'appui se sont attachés à répondre à différents besoins et avant tout à la nécessité pour le BIT de se doter des moyens techniques les plus performants pour améliorer les services fournis aux mandants. La principale innovation a été la création, en 1996, d'un site OIT sur Internet et son développement au cours de 1997. Il faut citer également l'introduction d'un réseau Intranet au sein du Bureau, l'adoption du vote électronique à la Conférence internationale du Travail, le recours à une assistance électronique pour la traduction et le traitement des documents et le perfectionnement des systèmes automatisés de gestion du personnel. Un autre besoin, rendu particulièrement urgent par les incertitudes financières qui ont marqué le début de l'exercice, était celui d'augmenter le rapport coût-efficacité des activités de l'Organisation. Divers moyens ont été utilisés à cette fin: réorganisation des conférences et des réunions, restructuration de certains grands programmes, sous-traitance des services lorsque c'était possible et souhaitable. Par ailleurs, en vue plus particulièrement de la politique de partenariat actif, qui suppose des services plus proches des mandants, le BIT a poursuivi ses efforts visant à améliorer la mobilité et les compétences de son personnel, à accroître la proportion de femmes dans la catégorie des services organiques et à rajeunir ses effectifs. Ces objectifs n'ont pas tous été atteints avec le même succès. Mais, en ce qui concerne Internet, les progrès sont incontestables.

Le site Internet de l'OIT (http:\\www.ilo.org) comprend les éléments suivants:

• Constitution de l'OIT;
• ILOLEX (base de données): conventions et recommandations de l'OIT, commentaires de la Commission d'experts pour l'application des conventions et recommandations, et documents connexes;
• NATLEX (base de données): recueils de législations nationales du travail;
• base de données sur le coût de la sécurité sociale;
• communiqués et dossiers de presse de l'OIT, et discours du Directeur général;
• Travail. Le magazine de l'OIT ;
• programme et budget, rapport sur les activités de l'OIT, documents de programmation et d'évaluation;
• documents du Conseil d'administration;
• catalogue des publications du BIT et informations pour les commander.

Le site s'enrichira bientôt d'une base de données sur la sécurité et la santé au travail (CISDOC) et d'autres informations, dont le texte intégral de nombreuses publications du BIT qui ne sont pas en vente (documents de travail, études, etc.).

L'OIT et Internet

Au cours des deux ou trois dernières années, il est devenu essentiel pour une organisation comme l'OIT, pour qui l'information est vitale, d'avoir un site sur Internet. Le BIT a eu la chance de bénéficier, pour cette tâche, de l'expérience des organisations internationales qui ont été les premières à se doter d'un système de communication électronique. Le BIT est présent sur Internet depuis mars 1996. Qui plus est, depuis mars 1997, les fonctionnaires du siège et du terrain ont leur réseau de communication interne Intranet. A en juger par la fréquentation du site, les résultats sont très satisfaisants: 30 000 visiteurs en mars 1996, près de 400 000 en juin 1997, plus de 800 000 en janvier 1998.

En décembre 1997, une quinzaine de grands programmes du siège, deux équipes consultatives multidisciplinaires (San José et Budapest) et plusieurs bureaux extérieurs (San José, Madrid, Moscou, Washington) avaient leur page d'accueil sur le site de l'OIT ou étaient reliés. Plusieurs autres grands programmes étaient présents sur Intranet. Des éditeurs Web ont été recrutés pour la plupart des grands programmes du siège et beaucoup de bureaux extérieurs et équipes consultatives multidisciplinaires. Certes, tout n'est pas fait: trop de grands programmes n'ont toujours pas de page d'accueil et la mise à jour des informations n'est pas assez régulière. Il est cependant incontestable qu'une base solide est en place et qu'elle permettra de mettre l'ensemble du Bureau en ligne au cours de l'exercice 1998-99.

Déjà, le bouleversement des méthodes de travail se fait sentir. Plusieurs grands programmes ont commencé à fournir certains services consultatifs et certaines informations aux mandants par voie électronique. Les contacts avec les organismes des Nations Unies et les autres partenaires du développement en sont facilités. Mais surtout, et c'est particulièrement précieux pour une organisation dont le personnel est dispersé à travers le monde, les contacts avec les bureaux extérieurs et les équipes consultatives multidisciplinaires se sont améliorés, ce qui permet à l'OIT de se rapprocher de ses mandants.

Un système de mots de passe permet aux membres du Conseil d'administration de consulter les documents de la prochaine session sur Internet dès qu'ils sont disponibles, sans avoir à attendre de les recevoir sous forme imprimée. Ils peuvent ainsi se consulter (plus tôt) sur les questions examinées. Quand ces documents ont été examinés par le Conseil d'administration, ils peuvent être consultés librement sur Internet, ce qui permet de transmettre à un public beaucoup plus large que par le passé des informations relatives à l'action de l'OIT.

Au cours de la période biennale, plusieurs programmes d'appui de l'OIT ont publié leurs documents sur Internet. Le Bureau de l'information publique a ainsi publié, outre les communiqués et dossiers de presse, Travail. Le magazine de l'OIT, les discours importants prononcés par des membres de la direction, le dépliant d'information sur l'OIT et certaines photographies. Depuis que le magazine Travail est accessible en ligne, son lectorat s'est considérablement élargi et cela sans augmentation des coûts de production. Un prix a été décerné aux pages Web de Travail pour leur contenu et leur présentation. Le bureau de correspondance à Washington a créé lui aussi un site visant à mieux faire connaître l'Organisation, particulièrement aux Etats-Unis et au Canada. Les bureaux de San José et de Madrid ont leur site en espagnol, et celui de Moscou a le sien en russe.

L'aide du BIT a permis aux mandants de créer des bibliothèques ou centres d'information sur le travail, ou d'améliorer les services existants :

• Cuba: le ministère du Travail a réactivé sa bibliothèque et propose des services d'information sur Internet;
• El Salvador: le centre de documentation du ministère du Travail a rouvert ses portes et propose des services en ligne et des produits d'information du BIT (CD-ROMs);
• Maurice: la Fédération des employeurs a créé un centre d'information relié à Internet et doté d'une bibliothécaire qualifiée;
• Nicaragua: le ministère du Travail a modernisé le centre de documentation sur le travail et les questions sociales en utilisant les outils de gestion de l'information du BIT.

Le Bureau des publications fournit sur le site Web de l'OIT la liste et une brève description des publications récentes de l'Organisation, ainsi que des résumés des articles parus dans les derniers numéros de la Revue internationale du Travail, les catalogues des publications de l'OIT et un formulaire de commande électronique. On y trouve aussi le texte intégral en français, en anglais et en espagnol d'un article de chaque numéro de la Revue. Cette initiative a eu pour double conséquence d'accroître notablement le nombre de demandes extérieures d'autorisation de citer des articles de la Revue ainsi que celui des abonnements à la version imprimée de la Revue.

La bibliothèque a mis au point une version Internet du système de référence ILIS (Système international d'informations sur le travail), qui donne accès aux bases de données du BIT, propose des pistes de recherche et fournit une interface en français, en anglais et en espagnol. A la fin de la période biennale, la plupart des bases de données bibliographiques du BIT pouvaient être consultées sur Internet. La bibliothèque du BIT s'appuie sur son expérience pour aider les mandants à améliorer leurs bibliothèques, centres d'information et réseaux d'information, ainsi que pour fournir une formation et améliorer les services de documentation du Bureau sur le terrain. Elle est devenue membre de l'OCLC (Online Computer Library Centre), coopérative internationale à but non lucratif qui regroupe plus de 22000 bibliothèques de plus de 60 pays. Son catalogue, qui compte plus de 40 millions d'entrées, permet au BIT de faire connaître à un vaste public - bibliothèques, universités, professeurs, chercheurs - les ressources dont il dispose en matière d'information. L'OCLC joue le rôle de courtier pour les bibliothèques qui cherchent à acheter des supports et des services d'information à prix réduit. L'affiliation à l'OCLC devrait se traduire par des gains sensibles de productivité, surtout en ce qui concerne les bibliothèques des bureaux extérieurs et celles des mandants et des institutions associées, en raison de l'énorme accélération de la vitesse de circulation et de la quantité des informations mises à disposition ainsi que de la réduction du coût de leur traitement grâce aux économies d'échelle.

Réorganisation des conférences et des réunions

Les décisions prises par le Conseil d'administration en 1995 au sujet de l'organisation des conférences et des grandes réunions régionales de l'OIT ont permis de réduire de quelque 2,1 millions de dollars le budget de la Conférence pour la période biennale et de quelque 2,8millions de dollars les crédits affectés aux grandes réunions régionales. Les principaux changements ont été les suivants: réduction à une semaine des séances plénières de la Conférence consacrées à la discussion du rapport du Directeur général, publication du Compte rendu provisoire après la Conférence et limitation à trois jours de la durée des conférences régionales, moyennant un ordre du jour plus ciblé et traité exclusivement en séances plénières, sans commissions parallèles. Le Conseil d'administration a décidé également de fixer à dix le nombre des réunions sectorielles et à cinq le nombre des réunions techniques organisées au cours de l'exercice 1996-97, contre respectivement seize et sept prévues initialement dans le programme et budget.

Ces réductions de programme ont pu être réalisées grâce à la mise au point et au perfectionnement du vote électronique et des systèmes informatiques à la Conférence, qui ont permis d'accélérer fortement certaines des procédures. Le vote électronique a été particulièrement utile à la 84e session (maritime) de la Conférence, où il a facilité l'adoption de sept normes internationales du travail et l'annonce très rapide des résultats des scrutins. Pour permettre aux délégués de suivre les débats de la plénière en l'absence de Compte rendu provisoire, le texte des discours a été publié au fur et à mesure sur Internet dans leur langue originale, et un service de photocopie a été mis à leur disposition.

Les raisons motivant ces mesures d'amélioration de l'efficacité ont généralement été comprises, mais elles ont aussi donné lieu à certaines critiques. Les délégués à la douzième Réunion régionale asienne - la première des réunions régionales où les nouvelles mesures ont été appliquées - ont conclu que les «discussions tripartites au niveau régional étaient essentielles au développement du programme de l'OIT et, les répercussions financières étant dûment prises en compte, les futures réunions régionales asiennes devraient permettre des débats plus longs et offrir un éventail complet de services à chacun des trois groupes». Les délégués ont ajouté que «pour rendre plus efficaces les travaux de la réunion, il serait utile de diffuser à l'avance le point de vue des mandants de l'Organisation». En ce qui concerne la Conférence internationale du Travail, le Conseil d'administration a décidé en novembre 1997 de rétablir à partir de 1998 la publication du Compte rendu provisoire durant les sessions de la Conférence. Les effets des autres mesures d'organisation relatives aux conférences et aux réunions seront également examinés par le Conseil d'administration.

Autres mesures relatives à l'organisation et à l'efficacité

D'autres mesures relatives à l'organisation et à l'efficacité ont été prises au cours de l'exercice: réorganisation des services de publication et de documentation, mise en place d'un système d'évaluation dans l'ensemble du Bureau, décentralisation des opérations financières au niveau régional, amélioration de l'efficacité de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel et mesures concernant le bâtiment du siège.

La fusion au sein d'un département unique de l'ensemble des activités relatives à la production des documents pour les réunions et les conférences a permis de réaliser des économies d'échelle et de gérer plus efficacement la production et la distribution des documents. L'établissement d'une structure de gestion unique intégrant tous les aspects du processus et le suivi informatisé des travaux a permis d'améliorer le contrôle de la production et de mieux analyser les besoins en ressources. On s'est aussi employé à réduire le volume global des documents et leur distribution par le courrier classique. L'introduction d'Internet et d'Intranet et le développement d'ILOTERM, la base terminologique informatisée du BIT, ont contribué à accroître l'efficacité du travail d'édition et de traduction en améliorant l'accès aux références. On continue d'étudier les nouveaux moyens techniques d'améliorer encore la productivité et de réduire les coûts. Des dictionnaires électroniques faciles à consulter sont progressivement mis en place et les progrès des techniques de traduction assistée par ordinateur et de reconnaissance de la voix permettant une dictée automatisée sont suivis de près. L'usage de plus en plus répandu du courrier électronique a facilité la sous-traitance d'une proportion croissante de travaux de traduction (le volume des travaux confiés à l'extérieur a progressé de 25 pour cent au cours de la période biennale) et entraîné une réduction supplémentaire des coûts de personnel.

La création, en janvier 1996, du Bureau des publications a marqué le début d'une nouvelle stratégie de gestion des publications du BIT, l'objectif étant de faire mieux connaître l'Organisation et de renforcer son image de centre d'excellence. La nouvelle structure vise à une plus grande intégration des fonctions d'édition, de production et de marketing et renforce la capacité du Bureau des publications de collaborer avec les grands programmes techniques en vue d'améliorer la qualité et la diffusion des publications. Le grand projet du biennium dans le domaine des publications a été l'achèvement de la version anglaise de la quatrième édition de l'Encyclopédie de médecine, d'hygiène et de sécurité du travail (voir chapitre 3 pour plus de précisions). Par le biais des licences, le BIT encourage des organismes et maisons d'édition partout dans le monde à imprimer localement ses publications et à les diffuser à bas prix, ainsi qu'à les traduire et à les reproduire sous diverses formes. Au cours de la période biennale, près de 400 accords de licence ont été conclus, dont plus de 100 concernent des traductions (en 29 langues).

La décision du Directeur général d'appliquer, à partir de l'exercice 1998-99, le Système pour le suivi de la mise en œuvre, l'évaluation et la présentation de rapports (MERS) à l'ensemble du Bureau a beaucoup contribué à améliorer l'efficacité et l'efficience de ses activités. Dès la fin de la période biennale 1996-97, la plupart des descriptifs de projets contenaient une référence au système MERS. Différentes institutions des Nations Unies ont demandé des informations et des conseils sur ce système et, en Afrique du Sud, le ministère du Travail s'en inspire pour élaborer, à des fins de gestion interne, son propre système de programmation, de suivi de la mise en œuvre, d'évaluation et de présentation de rapports. D'autres administrations de ce pays ont également demandé au BIT de les aider à appliquer ce système.

Afin d'accélérer les procédures de mise en œuvre des activités pratiques, une décentralisation financière a été entreprise dans le cadre de la politique de partenariat actif, au profit tant des bureaux extérieurs que des départements du siège. Des applications informatiques ont été élaborées, les règles de gestion financière ont été modifiées et des assistants administratifs ont été formés. Il est prévu que plusieurs grands programmes du siège assument la responsabilité de l'approbation des engagements financiers au début de 1998, et que les fonctions financières et budgétaires soient entièrement dévolues aux bureaux de zone et aux bureaux régionaux dans le courant de l'année. Les directeurs des bureaux extérieurs seront ainsi à même d'assurer la gestion des projets et des budgets, ce qui éliminera les délais qu'impose actuellement l'obligation d'obtenir l'approbation du siège pour engager et dépenser les crédits. Le système prévoit un suivi permanent des opérations financières des structures extérieures.

Une redistribution et une modernisation des tâches ont été entreprises dans les opérations de trésorerie du BIT pour tenir compte de la réduction notable des ressources en personnel de la catégorie des services généraux. La Caisse du BIT, qu'il est prévu de supprimer, a fait l'objet de diverses mesures: rationalisation de ses heures d'ouverture, informatisation qui permettra de payer le personnel de la Conférence et des réunions par virement bancaire, autres mesures visant à réduire le nombre de paiements en liquide. Le système des paiements a également été modernisé. Un programme informatique a été mis au point pour faciliter l'établissement et le suivi des cotisations à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies. Il devrait permettre d'améliorer sensiblement l'établissement des rapports à la Caisse.

Les coûts ont été réduits dans plusieurs domaines - administration du bâtiment du siège, téléphone, courrier, voyages - grâce notamment à la révision des contrats de sous-traitance (pour la climatisation, le chauffage et les installations sanitaires du bâtiment du siège) et à la réduction des effectifs sur le terrain. La renégociation des contrats avec les PTT suisses a permis de réduire les frais de téléphone (30 pour cent) et de courrier, et une baisse de 25 pour cent des tarifs des entreprises de courrier privées assurant la livraison des envois spéciaux a été obtenue. Une économie de 10 pour cent a été réalisée par rapport à la période biennale 1994-95 en encourageant le recours facultatif à des billets d'avion à prix réduit assortis de peu de restrictions, voire d'aucune restriction.

Questions de personnel

Au cours de la période biennale, la politique du personnel a continué de s'articuler autour des thèmes suivants: mobilité et amélioration de l'équilibre entre les sexes et les tranches d'âge; formation en vue du perfectionnement des compétences et de l'adaptation aux nouvelles méthodes de travail; encouragement au départ volontaire et au redéploiement, dans le contexte des incertitudes financières qui ont marqué le début de l'exercice; économies de main-d'œuvre et réduction des coûts dans le domaine de la gestion du personnel, y compris la gestion des informations relatives au personnel et à ses droits.

Le souci d'affecter les fonctionnaires aux postes où ils sont à même de servir le plus efficacement les mandants, conformément à la politique de partenariat actif, a entraîné un accroissement régulier du nombre des transferts entre le siège et les bureaux extérieurs, qui est passé de 47 en 1992-93 à 52 en 1994-95, et à 59 en 1996-97. La proportion de femmes dans le personnel de la catégorie des services organiques n'a, elle aussi, cessé d'augmenter: 28 pour cent en 1994; 28,7 pour cent en 1995; 29,4 pour cent en 1996; 29,7 pour cent en 1997. En ce qui concerne le renouvellement du personnel, près de 450 vacances de postes ont été traitées au cours de la période biennale, soit près de deux fois plus qu'au cours de l'exercice précédent. Cependant, la demande a continué de porter sur du personnel expérimenté, ce qui explique que le pourcentage de jeunes fonctionnaires de la catégorie des services organiques n'a pas augmenté et que l'âge moyen dans cette catégorie est resté le même qu'au cours des deux exercices précédents: 46 ans.

L'adoption, à titre expérimental, de nouvelles procédures de recrutement et de sélection, ainsi que d'un système plus simple et plus équitable de classification des postes, a nécessité de longues négociations avec les représentants du personnel. Par ailleurs, une étude de la planification des ressources humaines et du développement des carrières a été entreprise en consultation avec le personnel.

Le programme de formation du personnel a été notablement renforcé à la suite de la décision prise en novembre 1995 par le Conseil d'administration d'accroître les ressources affectées à ce programme. Une stratégie de formation à l'échelle du Bureau a été élaborée en collaboration avec les représentants du personnel. Des plans de formation ont été établis pour chaque grand programme, et la décentralisation des crédits en faveur des régions a entraîné un doublement des sommes allouées à la formation du personnel des bureaux extérieurs.

Les réalisations du programme de formation du personnel ont été les suivantes au cours de l'exercice:

• mise en place de programmes de formation à la gestion, auxquels ont participé près de 70 directeurs de programme;
• lancement au siège, en 1997, de divers programmes de formation de groupe (communications et travail en équipe; direction des réunions; négociations et gestion des projets; gestion du temps et techniques de présentation), auxquels ont participé près de 400 fonctionnaires.
• mise en œuvre de programmes de formation de groupe dans les régions Afrique, Asie et Pacifique;
• offre accrue de programmes de formation technique individuelle sur divers sujets spécialisés et accroissement du nombre des bénéficiaires, qui est passé de 60 en 1994-95 à plus de 150 en 1996-97;
• quasi-doublement du nombre des participants à des cours d'automatisation des tâches de bureau, leur nombre ayant dépassé deux mille.

En ce qui concerne l'automatisation de nombre des fonctions relatives à la gestion du personnel, la mise en place du Système d'information sur le personnel et les états de paie (PERSIS), amorcée il y a plusieurs années, devrait être achevée à la fin de 1999. Ce projet est une adaptation du Système intégré de gestion (SIG) mis au point par les Nations Unies, auquel participent différentes institutions du système. Il ressort d'une étude interne du projet PERSIS que sa mise au point a été retardée par des problèmes rencontrés par le système SIG. Il y est aussi indiqué que les systèmes de gestion du personnel du BIT ne se heurteront à aucune difficulté particulière liée au passage à l'an 2000.

Certains aspects des systèmes de gestion du personnel et d'information sur le personnel ont été simplifiés et améliorés. La planification du recrutement a été unifiée, qu'il s'agisse du personnel permanent ou des experts; une base de données unique a été mise en place et les vacances de postes sont maintenant annoncées sur le site Web de l'OIT. La simplification des procédures et la réorganisation des tâches ont permis de traiter tous les dossiers en souffrance et de raccourcir considérablement les délais de remboursement par la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel. De nouvelles procédures nécessitant moins de personnel ont été appliquées aux allocations pour frais d'études et aux prestations familiales. La base de données relative au personnel est désormais mise à jour électroniquement; sa consultation possible dans des conditions autorisées a permis de réduire notablement la circulation des dossiers du personnel. PERSIS a été doté de nouveaux éléments qui permettent le suivi automatique de certaines règles relatives au personnel, et le perfectionnement du programme relatif au prolongement des contrats a contribué à accroître la productivité.