1.1 Les Parties reconnaissent la nécessité de travailler dans l’esprit de l’Accord de reconnaissance et de procédure du 27 mars 2000, de bonne foi et dans un respect mutuel.

1.2 Le Bureau garantit à tous les membres du personnel le droit d’invoquer la procédure de règlement des différends sans crainte de faire l’objet d’une victimisation ou d’un traitement injuste.

1.3 Les Parties reconnaissent que, en vertu des règles de la justice naturelle, nul ne peut être à la fois juge et partie, chacune des parties devant avoir le droit de se faire entendre.

1.4 Les Parties reconnaissent qu’il est souhaitable que les différends soient réglés aussi promptement que possible et au niveau le plus proche des parties en litige.

1.5 Les Parties reconnaissent la nécessité d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies en vue de prévenir l’émergence de différends. Il convient en particulier d’adopter des mesures visant à éliminer toutes les formes de harcèlement.

1.6 Le Bureau reconnaît qu’il est tenu de divulguer les documents et éléments d’information relatifs à tout litige.

1.7 Les Parties reconnaissent qu’elles sont tenues au respect de la vie privée et de la confidentialité pendant le déroulement de la procédure.

1.8 Le Bureau reconnaît que le Syndicat a pour rôle de représenter tout membre du personnel qui lui en ferait la demande pour toute question relevant du présent accord.

1.9 Les Parties reconnaissent qu’il est nécessaire d’informer les membres du personnel et leurs supérieurs sur le fonctionnement de la procédure de règlement des différends et de les former à son utilisation.

1.10 Les Parties soulignent qu’il importe que tous les membres du personnel en poste dans les bureaux extérieurs aient pleinement accès à l’ensemble des moyens offerts par cette procédure. Pour faciliter cet accès, il y a lieu, dans la mesure du possible, de tirer meilleur parti des techniques de l’information en recourant notamment aux vidéoconférences. Pour faciliter et améliorer leur participation à la procédure, les membres de ces bureaux peuvent autoriser tout représentant habilité par le présent accord à agir en leur nom.

1.11 Les Parties conviennent d’adopter des mesures spéciales pour le règlement des actions collectives.

Article 2
Définitions

Aux fins du présent accord:

2.1 Le terme "membre du personnel" désigne toute personne ayant une relation d’emploi rémunéré avec le Bureau. Cette définition exclut les véritables collaborateurs extérieurs, les personnes travaillant au bénéfice d’un contrat journalier et les fournisseurs de services commerciaux.

2.2 Le terme "représentant du syndicat" désigne les membres du Comité du Syndicat, les responsables accrédités du Syndicat, les délégués de service ou tout autre membre du personnel désigné par le Syndicat pour le représenter.

2.3 Le terme "jour" désigne les jours ouvrés.

2.4 Le terme "différend" désigne un désaccord portant sur toute question liée au travail ou à l’emploi d’un membre du personnel.

2.5 Ne sont pas considérés comme des différends les litiges dont le règlement est jugé comme relevant mieux de la compétence du Comité de négociation paritaire prévu par l’Accord de reconnaissance et de procédure.

2.6 Le terme "conciliation" désigne une procédure dans le cadre de laquelle un conciliateur incite les parties à résoudre par elles-mêmes leur différend en recherchant une solution mutuellement acceptable.

2.7 Le terme "responsable hiérarchique concerné" désigne le supérieur hiérarchique immédiat du membre du personnel ou tout supérieur dudit responsable.

2.8 Le terme "directeur principal" désigne le directeur exécutif, le directeur régional ou tout autre directeur d’un niveau hiérarchique équivalent, placé sous l’autorité directe du Directeur général.

2.9 Le terme "action collective" désigne une action introduite par deux ou plusieurs membres du personnel portant sur le même grief ou sur un grief très similaire au sens des Dispositions générales. Toute décision prononcée à l’issue d’une action collective sera opposable dans tous les cas similaires.

Article 3
Dispositions générales

Divulgation d’information/respect de la vie privée et de la confidentialité

3.1 Si un membre du personnel éprouve un grief et se prévaut des moyens de recours prévus pour le règlement des différends dans le présent accord, il est en droit d’avoir communication de l’ensemble des pièces pouvant avoir une incidence sur l’issue de la procédure, étant entendu que:

3.8 Tous les litiges doivent être soumis à la procédure prescrite dans le présent accord à l’exception de ceux visés à l’article 4.3.

3.9 Si un recours est introduit sur le fondement du présent accord, mais que le Bureau en conteste l’applicabilité en invoquant l’article 4.3, il doit saisir le médiateur pour avis dans un délai de dix jours.

3.10 Dans un délai maximal de dix jours à compter de la demande du Bureau, le médiateur présente une recommandation au Directeur général sur la procédure applicable en l’espèce.

3.11 Le Bureau donne accès au médiateur à l’ensemble des documents et éléments d’information pertinents lui permettant d’examiner les faits de l’espèce.

3.12

3.13 Si deux ou plusieurs membres du personnel introduisent une action portant sur le même grief ou un grief très similaire et que le différend n’est pas réglé à l’issue de la procédure de règlement par voie de concertation (voir articles 5 à 14), et si les membres du personnel concernés en conviennent, le litige peut être porté directement soit devant le médiateur soit devant le groupe mixte à titre d’"action collective".

3.14 Si les délais dans lesquels une réponse à un grief doit être donnée ne sont pas respectés, le membre du personnel est en droit d’engager la phase suivante de la procédure.

4.1 Les membres du personnel sont invités à s’efforcer en un premier temps de résoudre directement avec la ou les personnes concernées tout problème ayant trait au travail ou aux conditions d’emploi.

4.2 Si un différend lié à ce type de problème ne peut être résolu à l’amiable, les membres du personnel peuvent se prévaloir des procédures de règlement des différends par voie de concertation et/ou par voie de médiation et d’arbitrage prévues dans le présent accord.

4.3 Tous les différends relevant d’une procédure spécifique établie, tels que ceux portant sur les questions de discipline, de classement d’emploi, de sélection ou d’évaluation du travail, continueront à être résolus conformément à la procédure prévue dans les règles applicables, jusqu’à ce que celles-ci soient modifiées d’un commun accord entre les Parties.

Le règlement des différends par voie de concertation permet de résoudre les litiges à un stade précoce grâce à l’instauration d’un dialogue entre le supérieur hiérarchique et le membre du personnel concernés, l’intervention de conciliateurs et/ou du médiateur pouvant être sollicitée.

6.1 Tout membre du personnel souhaitant se prévaloir de la procédure de règlement des différends doit le faire dans les soixante jours suivant la date à laquelle le litige est né, ou, si celui-ci porte sur un problème persistant, dans les soixante jours suivant la dernière date à laquelle il lui a été fait grief. Si, à titre exceptionnel, un membre du personnel souhaite se prévaloir de la procédure après l’expiration du délai, il en fait la demande par écrit au médiateur qui est habilité à décider si la plainte est recevable, nonobstant le retard. La décision du médiateur est définitive et sans appel.

6.2 Pour engager la procédure, le membre du personnel doit solliciter, par courrier postal ou électronique, un entretien avec l’un des responsables hiérarchiques concernés, en précisant la nature de ses griefs. Dans tous les cas, une copie de la correspondance doit être envoyée au directeur exécutif concerné.

6.3 Il incombe au(x) supérieur(s) hiérarchique(s) ainsi avisé(s) de recevoir le membre du personnel dès que possible et, en tout état de cause, dans un délai de dix jours suivant réception de sa demande.

6.4 Avant de se prononcer, le responsable hiérarchique sollicite l’avis des départements d’appui compétents et/ou veille à ce que les autres parties impliquées dans le litige soient consultées.

6.5 Dans les dix jours suivant l’entretien, le responsable hiérarchique informe le membre du personnel, par courrier postal ou électronique, de la mesure qu’il se propose de prendre. Il confirme en même temps que le directeur exécutif concerné a été consulté.

6.6 Le membre du personnel dispose d’un délai de trente jours à compter de la date de communication de la mesure proposée pour décider s’il souhaite saisir ou non le médiateur ou le groupe mixte.

6.7 Le membre du personnel a le droit d’être représenté par un représentant du Syndicat ou par un fonctionnaire en activité ou un ancien fonctionnaire du BIT pendant toute la durée de la procédure de règlement par voie de concertation. Il a le droit d’être accompagné par son représentant lors de son entretien avec le supérieur hiérarchique. Ce dernier peut faire appel à des fonctionnaires des départements d’appui compétents. Dans le cadre de la procédure de règlement par voie de concertation, aucune des parties n’a le droit d’être représentée par un avocat.

6.8 Il est établi un bref compte rendu écrit du résultat de la réunion dont une copie est remise aux deux parties.

7.1 Lorsqu’une procédure de règlement par voie de concertation est engagée, le membre du personnel ou son supérieur hiérarchique peuvent saisir l’un des conciliateurs inscrits sur la liste de pairs formés aux techniques de conciliation. Ils choisissent, d’un commun accord, l’un des conciliateurs figurant sur cette liste. Le délai de soumission d’une proposition, imparti au supérieur hiérarchique à l’article 6.5, est suspendu pendant que les efforts se poursuivent pour résoudre le litige.

7.2 Si dans un délai de dix jours, ou davantage s’il en a été convenu ainsi, le conciliateur ne parvient pas à régler le litige entre les parties, il informe ces dernières qu’il n’est pas en mesure de poursuivre la procédure. Le supérieur hiérarchique doit alors communiquer sa proposition conformément aux dispositions de l’article 6.5.

8.1 Les observations motivées par une préoccupation raisonnable et sincère quant à la licéité d’une pratique ayant trait aux conditions de travail ou d’emploi ("dénonciation d’abus"), à l’exception des allégations relevant de la partie XIII (articles 13.10 et 13.30) du Règlement financier, sont dès que possible soumises directement au médiateur par le ou les membres du personnel ou le Syndicat agissant en leur nom.

8.2 Les Parties s’engagent à revoir, pendant la durée de validité du présent accord, le fonctionnement et la portée des dispositions relatives à la dénonciation d’abus, y compris celles portant sur des irrégularités financières, à la lumière de l’évolution de la situation au sein du Bureau pouvant avoir une incidence sur cette question.

9.1 Le médiateur est une personne dûment qualifiée nommée d’un commun accord par les Parties et n’appartenant pas au personnel du Bureau. Son rôle est le suivant:

10.1 Le médiateur peut être saisi par un membre du personnel qui n’est pas satisfait de la proposition de son supérieur hiérarchique.

10.2 Le membre du personnel peut saisir le médiateur par écrit dans les trente jours suivant la notification de la proposition de son supérieur hiérarchique. Les renseignements suivants doivent figurer dans sa demande:

11.1 Si le membre du personnel sollicite un entretien ou si le médiateur le juge nécessaire, ce dernier prend les dispositions nécessaires pour organiser un tel entretien et s’entretenir avec toute autre partie intéressée en les avisant par écrit.

11.2 Les parties ont le droit d’assister audit entretien dans la mesure où elles sont directement concernées; elles ont également le droit d’être représentées et accompagnées par un représentant du Syndicat ou par un fonctionnaire ou un ancien fonctionnaire du BIT de leur choix. Aucune des parties n’a le droit d’être représentée par un avocat devant le médiateur.

11.3 La conduite de l’entretien se fera à la discrétion du médiateur, sous réserve du respect des principes de la justice naturelle sur lesquels repose le présent accord.

11.4 Le médiateur peut décider, à l’issue de cet entretien, de procéder à d’autres discussions ou enquêtes en vue d’élaborer une proposition pour le règlement du différend.

12.1 Le médiateur prépare un rapport détaillé sur l’issue du litige dont il était saisi et/ou de la procédure et, si possible, il formule une proposition de règlement.

12.2 S’il n’est pas en mesure de proposer une solution, le médiateur communique aux deux parties un rapport motivé dans lequel il explique les raisons pour lesquelles cela ne lui a pas été possible.

13.1 Le médiateur dispose d’un délai de trente jours à compter de la date de première notification des griefs pour tenter de trouver une solution et présenter un rapport aux deux parties. Avant l’échéance du délai de trente jours, celui-ci peut être prorogé jusqu’à soixante jours au maximum, sous réserve que les deux parties en conviennent. Dans le cas contraire, le médiateur présente aux deux parties un rapport motivé exposant les raisons pour lesquelles il n’a pas été possible de parvenir à un accord..

14.1 En se fondant sur le rapport du médiateur, et dans un délai de dix jours après réception dudit rapport, le supérieur hiérarchique prend une décision concernant le litige. Si sa décision diffère de celle proposée dans le rapport, il en expose les raisons par écrit. Si le membre du personnel n’est pas satisfait de cette décision, il peut saisir le groupe mixte dans un délai de trente jours suivant la réception de ladite décision.

15.1 La procédure devant le groupe mixte consiste en un examen approfondi des faits litigieux et/ou des arguments des parties au litige et s’achève par la formulation d’une proposition par le groupe mixte.

15.2 Le groupe mixte se compose de trois membres nommés par les Parties (conformément aux dispositions de l’article 25): un membre titulaire ou un suppléant, nommé par le Bureau, un membre titulaire ou un suppléant, nommé par le Syndicat, et un président.

16.1 Le membre du personnel peut saisir le groupe mixte dans les trente jours suivant la décision du supérieur hiérarchique en formulant une demande écrite.

16.2 La demande du membre du personnel doit contenir les renseignements suivants:

16.3 Lorsqu’il est officiellement saisi d’une telle demande, le groupe mixte invite l’autre partie ou les autres parties concernées à lui présenter par écrit et dans des délais impartis une demande similaire exposant leur position.

17.1 Lorsqu’il a en main les déclarations écrites des parties, le groupe mixte prend les dispositions nécessaires pour procéder à un examen approfondi du litige et en avise les deux parties par écrit. Chacune d’entre elles a le droit de demander une audition devant le groupe mixte qui décide si cela est nécessaire. Cette décision est définitive et sans appel; s’il rejette une telle demande, le groupe mixte doit motiver sa décision.

17.2 Le membre du personnel et le supérieur hiérarchique dont la décision est contestée ont tous les deux le droit d’assister à l’audition.

17.3 Aux fins de l’examen, les parties ont le droit de nommer un représentant conformément aux modalités suivantes:

17.4 L’examen est conduit dans le respect des principes de l’équité des procédures et de la justice naturelle. Chaque partie a le droit d’être entendue et d’appeler des témoins. Les parties ou leurs représentants ont le droit d’interroger les témoins appelés par l’autre partie ou les autres parties. Le groupe mixte peut également entendre d’autres témoins s’il le juge nécessaire et décider, par un vote unanime, de limiter le nombre des témoins qu’il entendra.

17.5 Le président du groupe mixte préside au déroulement de la procédure. Les membres du groupe mixte élaborent, s’ils le jugent nécessaire, les règles régissant celui-ci sous réserve du respect des dispositions du présent accord. Le président a compétence pour statuer en matière de procédure, après consultation des autres membres du groupe mixte.

17.6 A tout moment, le groupe mixte peut demander des documents ou des informations à l’une ou l’autre des parties ou au Bureau. Ils doivent être fournis dans les délais requis par le groupe mixte. Copie en est communiquée immédiatement aux autres parties, sauf s’il est décidé par vote unanime que les informations ne doivent pas être communiquées, auquel cas le groupe mixte en informe par écrit les parties en motivant sa décision. Les parties ont la possibilité de présenter leurs commentaires dans un délai fixé par le groupe mixte. Ce dernier peut également solliciter l’avis ou l’opinion de toute personne compétente.

17.7 Le groupe mixte établit un compte rendu verbatim écrit et/ou enregistré de l’audition. Les deux parties ont le droit d’examiner et d’avoir une copie de ce compte rendu.

17.8 A tout moment pendant le déroulement de la procédure devant le groupe mixte, si les parties décident de résoudre leur litige en parvenant à une solution mutuellement acceptable, elles peuvent demander au président du groupe mixte de leur accorder le temps nécessaire; pendant le laps de temps accordé par le président, les délais régissant la conduite de la procédure devant le groupe mixte (précisés à l’article 19) sont suspendus. Si les parties notifient conjointement et par écrit le président qu’elles sont parvenues à une solution mutuellement acceptable, il est mis fin à la procédure devant le groupe mixte.

18.1 Tous les frais et dépens engendrés par une audition devant le groupe mixte sont à la charge du Bureau, à l’exception des frais de représentation juridique extérieure.

19.1 Le groupe mixte dispose d’un délai de trente jours à compter de la réception de la notification écrite pour tenir une audition et parvenir à une conclusion sur la mesure proposée devant être soumise au Directeur général. Si le groupe mixte décide qu’un délai de trente jours est insuffisant pour lui permettre de formuler une telle proposition, il doit informer les deux Parties que ce délai est prolongé jusqu’à un maximum de soixante jours.

20.1 Le groupe mixte délibère à huis clos. Les mesures qu’il propose sont communiquées au Directeur général et se limitent aux informations suivantes:

20.2 Le groupe mixte est habilité à proposer toute mesure et/ou toute solution qu’il juge appropriée, il peut notamment proposer la réintégration de l’intéressé et/ou une indemnité compensatoire et/ou le remboursement des frais et dépens.

20.3

21.1 Conformément à l’article VII du Statut du Tribunal administratif de l’OIT, le membre du personnel dispose d’un délai de quatre-vingt-dix jours à compter de la réception de la décision du Directeur général concernant la proposition du groupe mixte ou à compter de la date à laquelle cette proposition constitue une décision (conformément aux dispositions de l’article 20.3), pour saisir le tribunal.

21.2 Les Parties conviennent:

22.1 Les Parties s’engagent à négocier d’urgence et au plus tard avant le 31 décembre 2000 des procédures spéciales de recours contre le harcèlement. Les questions de discipline ainsi que d’autres questions à déterminer par les parties feront l’objet de négociations distinctes pendant la durée de validité et dans le cadre du présent accord.

23.1 Les Parties nomment conjointement les personnes chargées d’assumer les fonctions de conciliateurs impartiaux. Ces nominations seront effectuées dans les quatre mois suivant la date du présent accord. Elles seront formées par la Commission paritaire des ressources humaines. Le médiateur fait fonction de coordinateur des conciliateurs.

24.1 Les conditions d’emploi du médiateur seront établies d’un commun accord entre les Parties dans les deux mois suivant la date du présent accord.

24.2

24.3 Le Bureau accorde au médiateur des ressources budgétaires suffisantes pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions.

25.1

25.2

25.3 Les membres du groupe mixte sont nommés pour un mandat de deux ans renouvelable une seule fois.

25.4 La participation aux travaux du groupe mixte est considérée comme faisant partie des tâches officielles. Tout membre du personnel requis de participer aux travaux du groupe mixte est libéré de ses fonctions normales dans la mesure nécessaire pour faciliter le règlement rapide des litiges.

25.5 Tous les membres du groupe mixte sont tenus d’agir d’une manière indépendante et impartiale. Pendant la durée de leur mandat et au-delà, ils s’abstiennent de toute déclaration ou agissements pouvant porter préjudice à la bonne renommée du groupe mixte ou à la dignité des parties au litige dont il est saisi. Ils sont tenus de respecter en permanence le secret de la procédure engagée devant le groupe mixte.

25.6 Aucun membre du groupe mixte ne peut prendre part à des délibérations portant sur une plainte dans laquelle il pourrait avoir un intérêt ou pourrait être perçu par l’une des parties comme ayant un intérêt. En cas de doute, six membres du groupe mixte décident si un tel intérêt est avéré. Dans l’affirmative, un membre suppléant siège.

25.7 Le Syndicat et le Bureau nomment conjointement un membre du personnel comme secrétaire pour chaque groupe mixte. Les Parties nomment cette personne dans un délai de dix jours suivant la demande de constitution d’un groupe mixte. Le secrétaire fait rapport au président du groupe mixte. Il s’acquitte de sa tâche en toute indépendance et impartialité. Il ne prend pas part aux délibérations du groupe mixte.

25.8 Le Bureau prévoit un budget adéquat pour permettre au groupe mixte de s’acquitter de ses fonctions.

26.1 Toute plainte formulée ou dont l’introduction est envisagée avant le 31 décembre 2000 sera réglée conformément aux dispositions du Statut du personnel applicables avant l’entrée en vigueur du présent Accord collectif sur une procédure de règlement des différends le 13 septembre 2000.

26.2 Les Parties reconnaissent que, dans le courant de la mise en œuvre de cet instrument, certaines autres questions transitoires peuvent se poser. A la demande de l’une ou l’autre des parties, des solutions à ces questions transitoires seront négociées d’urgence.

27.1 Le présent accord entre en vigueur à la date de sa signature. Il est valable deux ans à compter de la date à laquelle la procédure qu’il institue devient opérationnelle. Les Parties conviennent d’examiner la manière dont a été appliqué cet accord à la fin de cette période. Par la suite ou en l’absence d’un tel examen, le présent accord restera en vigueur indéfiniment.

27.2 Aucune disposition du présent accord ne peut être suspendue, modifiée, annulée ou amendée de quelque autre manière, sauf sur accord écrit signé par les Parties. Celles-ci peuvent renégocier toute partie du présent accord.

27.3 Le Statut du personnel et les autres textes applicables seront révisés pour donner effet au présent accord dans les six mois suivant sa signature en faisant en sorte de préserver également tous les droits fondamentaux des membres du personnel au sens du paragraphe 2 du Préambule du présent accord. En cas de divergence entre le présent accord et un article du Statut du personnel, c’est l’interprétation la plus favorable pour le membre du personnel concerné qui prévaut.

27.4 Tous les membres du personnel présents et futurs recevront une copie du présent accord et des amendements ultérieurement apportés au Statut du personnel. Les Parties veilleront à ce que tous les membres du personnel soient informés de l’existence de cette procédure de règlement des différends et elles entreprendront à leur intention la rédaction d’un manuel expliquant le fonctionnement de cette procédure.

Annexe 1 (version anglaise)
23 mai 2000