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N°
1286
7 June 2002
ILO Staff Union - First Tuesday of the Month Series
Meet the Ombudsperson:
Summary of Panel Discussion
13.00 p.m. 9 April 2002, GB Room
"Indeed it is because
men and women, and they alone, are authors of value,
that they are themselves supremely valuable. To use
men and women for ends that are not their own, hence
to exploit human beings, degrade them, humiliate them,
is to deny their human essence; and this is the most
heinous of all sins".
This quote
from Isaiah Berlin opened a meeting organized by the
ILO Staff Union to brief the staff with regard to the
functions of the Ombudsperson and progress made in her
work. The meeting was broadcast through the Intranet
to all ILO staff around the world. Discussions were
based on a panel presentation by Ms. Joan Connors, Ombudsperson,
and Mr. David Macdonald, Manager, HRPOLICY, and Fernando
Peral, a member of the Staff Union Committee as well
as Joint-Secretary of the JNC, acted as moderator.
The following summarizes
the discussions:
Functions and mandate
of the Ombudsperson
Six months ago, the Staff
Union and the Office (DG) jointly appointed Ms. Connors
from outside the Office as the Ombudsperson. Her term
of office is two years, renewable only once. The Ombudsperson
is an impartial conflict resolution practitioner whose
major function is to provide independent, confidential
and direct assistance to all persons, where a workplace
issue cannot be resolved informally. She is required
to investigate harassment-related grievances.
The current procedures
set out in the relevant Collective Agreements on a
Procedure for the Resolution of Grievances and the
Prevention and Resolution of Harassment-related grievances
(see website: http://www.ilo.org/public/english/staffun/info/bargaining/harassment.htm)
and the associated Staff Regulations have two aims:
they are meant to ensure the avoidance of conflict
and the rapid settlement of grievances as informally
and as close as possible to the level at which they
occurred, as well as to prevent and resolve rapidly
grievances concerning all forms of harassment (in
particular, mobbing/bullying and sexual harassment,
which are defined in the relevant agreement).
The procedures have been
established so as to deal with cases from an informal
to a more formal manner, ending in a quasi-judicial
procedure at the level of the Joint Panel. A normal
sequence would involve the following scenario: the
Ombudsperson would talk to each of the parties concerned
and, where appropriate, undertake informal mediation
or other dispute resolution technique to seek to resolve
the conflict; if needs be, she would undertake an
investigation, at the end of which she would write
a report addressed to the parties making recommendations;
if the recommendations do not satisfy the claimant,
or are not implemented, the claimant can then appeal
to the Joint Panel. (The Ombudsperson pointed out
that the current procedure only allows a claimant
to appeal to the Joint Panel, which in her view is
one-sided. She has asked the Parties to the Agreements
provide a right of appeal to a respondent.)
Mr. Macdonald said that
now that the Ombudsperson and the members of the Joint
Panel had been appointed and both institutions were
operational, a process of internal justice had been
established which was more transparent and likely
to resolve workplace issues more speedily.
This represented major progress towards resolution
of conflict in a modern and more effective manner
in line with ILO's own standards in this area. The
new grievance procedures were in line with the overall
HR reforms in the Office, and were one of the measures
which would contribute to changing the internal management
culture and improving working relations (particularly,
through increased communication and team work).
The Ombudsperson said
she could initiate an investigation in cases that
are rather entrenched and cannot be resolved through
informal consultation and mediation, and that she
was always attentive to detect any systemic pattern.
For instance, where there was a clear pattern of systemic
harassment, with a number of individual cases, she
would group all the claims into a class action.
Structure
of the Ombudsperson's Office
The Ombudsperson's Office
intends to hire: a full-time Deputy Ombudsperson and
other investigative staff, a full-time assistant (who
will be the first person staff will contact when they
come to the Ombudsperson's Office), and a part-time
Mediation Supervisor to give the Facilitators substantive
and ethical supervision, as well as to provide them
with ongoing training.
There are 20 facilitators
at headquarters, who have been trained to mediate,
but they are not yet fully operational, as they need
specific training on harassment and a mediation supervisor
needs to be in place to protect against conflicts.
In addition, Rules of Procedure and Standards of Conduct
for mediators were yet to be finalized.
She expected her office
to be fully operational by the end of summer.
Work of the Ombudsperson's
Office
Since she was appointed
6 months ago, the Ombudsperson had dealt with a total
of 55 cases, of which 37 cases were harassment-related
cases. She was currently handling 13 cases involving
investigation. However, she was clearly overworked
and, given the number of cases brought to her Office,
additional staff were required (as noted above).
The Ombudsperson had
received cases from the field offices in all regions,
but she felt that, because she could not meet face
to face with the parties concerned, the services she
provided were not yet adequate. She intended to travel
some time later in the year to the,
various regions, as soon as she could appoint her
Deputy. She also intended to mobilize locally-based
facilitators in dealing with the cases in the field.
The Ombudsperson's Office
intended to set up a website, where an up-to-date
report on its activities would be available to all.
This would ensure transparency and accountability
of the Ombudsperson's work.
Confidentiality
and protection of claimants
Confidentiality in dealing
with cases was critical and would be ensured by the
Ombudsperson to protect all parties to a grievance.
However, protecting the confidentiality of claimants
is especially challenging especially with respect
to field cases. For example, current video conferencing
facilities cannot ensure confidentiality. Ms. Connors
indicated an appropriate solution had to be found,
perhaps by using non-ILO videoconferencing facilities
in the field and Geneva.
Ms. Connors reassured
the staff that, in harassment cases, both claimants
and witnesses would be protected from any actions
from respondents by the Ombudpersons' Office, the
Staff Union and HRD, and that appropriate measures
would be taken to reinforce such protection. However,
since an investigation could take up to 60 days and,
as it was often not possible for a claimant to continue
to work in close proximity to the respondent in his
or her case, measures would be taken to re-locate
a claimant, although transfers to another appropriate
job could not usually be arranged immediately.
Support services to
the staff in grievance and harassment cases
The HRD, the Ombudsperson,
the ILO Medical Service had been working together
to deal with cases where claimants are having health
problems as a result of harassment, bullying, etc.
When the ILO Medical Service receives individuals
who have a problem of this nature, the case is referred
to the Ombudsperson's Office, with the consent of
the person concerned. Ms. Connors was also establishing
a list of medical professionals outside the ILO from
whom claimants could seek support services, such as
psychological counselling and advice, etc.
HRD was exploring establishing
a joint support service for staff, which would seek
to associate, in a manner not yet defined, the Staff
Counsellor function, the ILO Health Services Unit,
and the Ombudsperson's Office.
With regard to measures
to re-establish "dignity" and "reputation"
of the parties concerned, this was an issue that was
hard to guarantee through relying on specific provisions
in the collective agreements, and solutions would
have to be found on a case-by-case basis. Notwithstanding
this, the Ombudsperson, the Union and HRD would welcome
any suggestions in this regard.
Measures on internal
change in the management culture of the ILO
With regard to the issue
of sanctions which may be applicable to the respondents
in serious harassment cases, Ms. Connors had so far
refused to make any such recommendations. But she
indicated that, if need be, she would review her position
as things develop.
In this context, a number
of staff members pointed to the critical need for
cultural change in the management of the ILO. The
three panellists agreed that the new grievance resolution
framework should facilitate that process.
With regard to relevant
ethical considerations, the issue of adapting the
recently revised and updated ICSC Standards of Conduct
for international civil servants to the ILO setting
would be discussed soon at the Joint Negotiating Committee.
This would provide a useful reference point to managers
and staff.
In addition, HRD would
be implementing enhanced training and development
programmes for both managers and staff, which, amongst
other things, should assist in improving relations
in the Office. Final decisions on the new training
budget were expected during the June Conference, and
the implementation of specific programmes would commence
during the second half of 2002.
The JNC had recently
approved the establishment of a new body, the Human
Resources Committee, which would review major HR issues
in the Office and publish an annual report, including
in it, among other things, a report on the work of
the Ombudsperson as well as a report on internal occupational
safety and health issues. It was understood that the
Joint Panel was also giving consideration to the issue
of reporting.
The meeting adjourned at
2.30 p.m. The Chairperson informed participants to the
meeting and colleagues in the field that further feedback,
questions and comments could be addressed to HRD, the
Staff Union and/or the Ombudsperson, and announced that
this would be most useful in the context of a review
of the relevant collective agreements by the JNC, which
was due before the end of the year.
The entire meeting can
be viewed on the following addresses:
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/speaker/20020409.rm
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/english/20020409.rm
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/french/20020409.rm
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/spanish/20020409.rm
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N°
1286
7
juin 2002
Syndicat du personnel du BIT - Premier
mardi du mois
Présentation du Médiateur:
Résumé de la réunion-débat
13 heures, 9 avril 2002, salle du Conseil d'administration
"C'est
véritablement parce que les hommes et les femmes
sont eux-mêmes sources de richesses qu'ils sont
précieux au plus haut degré. Utiliser
des hommes et des femmes à des fins qui ne sont
pas les leurs, c'est-à-dire exploiter des êtres
humains, les avilir, les humilier, revient à
nier leur essence humaine; c'est le péché
le plus abominable."
C'est sur cette citation
d'Isaiah Berlin que s'est ouverte la réunion
organisée par le Syndicat du personnel du BIT
pour éclairer le personnel sur les fonctions
du médiateur et l'informer de ses accomplissements.
La réunion a été diffusée
par l'Internet à l'ensemble du personnel du BIT
du monde entier. Les discussions ont eu lieu dans le
cadre d'un exposé présenté par
Mme Joan Connors, Médiateur, MM. David
Macdonald, Directeur, HRPOLICY, et Fernando Peral, membre
du Comité du Syndicat du personnel et secrétaire
adjoint du Comité de négociation paritaire
(CNP), intervenant en tant que Président.
On trouvera ci-après
un résumé du débat.
Fonctions et mandat
du Médiateur
Il y a six mois, le Syndicat
du personnel et le Bureau (DG) ont conjointement désigné
Mme Connors, une personne extérieure
au Bureau, pour assumer les fonctions de médiateur.
Son mandat, d'une durée de deux ans, est renouvelable
une seule fois. Le Médiateur est un praticien
impartial du règlement des différends
dont la principale fonction consiste à offrir
une aide indépendante, confidentielle et directe
à toute personne lorsqu'un conflit ne peut pas
être résolu d'une manière informelle
sur le lieu de travail. Le Médiateur est tenu
d'ouvrir une enquête en cas de plainte pour harcèlement.
Les procédures
actuelles énoncées dans les accords collectifs
pertinents relatifs à la procédure de
règlement des différends et à la
prévention et au règlement des différends
liés à un harcèlement (voir site
Web: http://www.ilo.org/public/french/staffun/info/bargaining/harassment.htm)
ainsi que dans le Statut du personnel ont deux objectifs:
faire en sorte que les conflits soient évités,
et régler rapidement les différends, aussi
informellement et aussi rapidement que possible au niveau
auquel ils sont survenus, et prévenir et résoudre
rapidement les différends relatifs à toute
forme de harcèlement (en particulier harcèlement
psychologique ou moral et harcèlement sexuel
qui sont définis dans l'accord pertinent).
Les procédures
ont été mises au point afin que les cas
puissent être abordés progressivement,
d'une manière informelle à une manière
plus formelle, pour aboutir à une procédure
quasi judiciaire à l'échelon du groupe
mixte. Normalement, une séquence se déroule
selon le scénario suivant: le Médiateur
organise un entretien avec chacune des parties concernées
et, le cas échéant, met en œuvre une médiation
informelle ou un autre mécanisme de résolution
des différends pour résoudre le conflit;
si nécessaire, il ouvre une enquête à
la fin de laquelle il rédige un rapport adressé
aux parties et présente des recommandations;
si les recommandations ne donnent pas satisfaction au
plaignant ou ne sont pas mises en œuvre, le plaignant
peut alors faire appel devant le Groupe mixte. (Le Médiateur
a fait remarquer que la procédure actuelle autorise
uniquement le plaignant à faire appel devant
le Groupe mixte, ce qui selon lui manque d'objectivité.
Il a demandé aux parties aux accords d'accorder
un droit de recours au mis en cause.)
M. Macdonald a déclaré
que, maintenant que le Médiateur et les membres
du Groupe mixte ont été nommés
et que les deux institutions sont opérationnelles,
un processus de justice interne a été
mis en place qui est plus transparent et mieux à
même de résoudre plus rapidement les conflits
sur le lieu de travail. Cette possibilité de
résoudre les conflits d'une manière plus
moderne et plus efficace, en conformité avec
les normes de l'OIT en la matière, constitue
un grand pas en avant. Les nouvelles procédures
de règlement des différends sont dans
le droit fil des réformes d'ensemble de la politique
des ressources humaines du Bureau et constituent l'une
des mesures qui contribueront à changer les principes
de gestion interne et à améliorer les
relations de travail (en particulier par un développement
de la communication et du travail en équipe).
En cas de situation figée
et s'il n'est pas possible de trouver une solution par
la consultation informelle et la médiation, le
Médiateur peut ouvrir une enquête et sera
alors toujours attentif à tout aspect systémique.
Ainsi, si à l'examen d'un certain nombre de cas
individuels, le harcèlement présente clairement
des caractéristiques systémiques, le Médiateur
regrouperait toutes les plaintes pour les traiter comme
une action collective.
Structure
du bureau du Médiateur
Le bureau du Médiateur
a l'intention d'engager: un Médiateur adjoint
à plein temps et d'autres enquêteurs,
un assistant à plein temps (qui sera la première
personne à contacter par le membre du personnel
lorsqu'il s'adresse au bureau du Médiateur)
et un superviseur à temps partiel de la médiation
qui supervisera les médiateurs délégués
pour ce qui a trait aux questions de fond et à
l'éthique et assurera une formation permanente.
Au siège, 20 médiateurs
délégués ont été
formés à la médiation mais doivent
encore suivre une formation spécifique aux
problèmes du harcèlement pour être
pleinement opérationnels. Enfin, un superviseur
de la médiation doit être désigné
pour assurer une protection contre les conflits. Par
ailleurs, les règles de procédure et
les normes de conduite des médiateurs n'ont
pas encore été définitivement
mises au point.
Le médiateur espère
pouvoir disposer d'un bureau pleinement opérationnel
d'ici la fin de l'été.
Travaux
du bureau du Médiateur
Depuis sa nomination
il y a six mois, le Médiateur a examiné
un total de 55 cas dont 37 ont trait à des
cas de harcèlement. Treize des cas dont il
s'occupe actuellement demandent une enquête.
Il est manifeste que la charge de travail dépasse
la capacité de réponse et, vu le nombre
de cas portés à son bureau, du personnel
supplémentaire serait nécessaire (tel
que décrit plus haut).
Le Médiateur a
reçu des plaintes provenant des bureaux extérieurs
de toutes les régions. Il estime, étant
donné qu'il ne peut pas rencontrer les parties
concernées en personne, que ses services doivent
être perfectionnés. Il a l'intention
de se rendre dans les différentes régions
dans le courant de l'année, aussitôt
qu'il sera en mesure de désigner son adjoint.
Il a également l'intention de mobiliser les
médiateurs délégués à
l'échelon local pour s'occuper des cas sur
le terrain.
Le bureau du Médiateur
a l'intention de créer un site Web sur lequel
on trouvera un rapport actualisé sur ses activités.
Ceci devrait permettre de garantir transparence et
sens des responsabilités dans les travaux du
Médiateur.
Confidentialité
et protection des plaignants
La confidentialité
dans l'examen des cas est un élément
primordial et sera garantie par le Médiateur
afin que toutes les parties à une plainte soient
protégées. Dans le cas de plaintes émanant
du terrain, la protection des plaignants présentera
quelques difficultés à résoudre.
En effet, les installations de vidéo-conférence
actuelles ne permettent pas de garantir une confidentialité
satisfaisante. Mme Connors a déclaré
qu'il fallait trouver une solution appropriée
en envisageant même d'utiliser des installations
de vidéo-conférence extérieures
au BIT, sur le terrain comme à Genève.
Mme Connors
a garanti au personnel que, dans les cas de harcèlement,
les plaignants comme les témoins seront protégés
contre toutes mesures de représailles de la
part du mis en cause par le bureau du Médiateur,
par le Syndicat du personnel et par HRD, et a affirmé
que les mesures nécessaires seraient adoptées
pour renforcer cette protection. Néanmoins,
étant donné qu'une enquête peut
prendre jusqu'à soixante jours et qu'il n'est
souvent pas possible pour un plaignant de continuer
à travailler à proximité immédiate
du mis en cause, des mesures seraient prises pour
réaffecter le plaignant, même s'il n'est
pas toujours possible de transférer immédiatement
une personne à un autre emploi pouvant convenir.
Services d'appui
au personnel dans les cas de plainte et de harcèlement
HRD, le Médiateur
et le service médical ont eu l'occasion de
collaborer dans des cas où des plaignants ont
eu des problèmes de santé par suite
d'un harcèlement, de mauvais traitements, etc.
Lorsque le service médical du BIT reçoit
des personnes ayant des problèmes de cette
nature, le cas est porté à la connaissance
du bureau du Médiateur avec l'accord de la
personne intéressée. Mme
Connors est également en train d'établir
une liste de professionnels de la santé extérieurs
au BIT auprès desquels les plaignants pourront
recevoir des services d'appui, par exemple aide psychologique,
conseils, etc.
HRD étudie actuellement
la possibilité de mettre sur pied un service
d'appui conjoint à l'intention du personnel
qui associerait, d'une manière non encore définie,
un conseiller du personnel, le service médical
du BIT et le bureau du Médiateur.
En ce qui concerne les
mesures visant à rétablir la "dignité"
et la "réputation" des parties concernées,
il s'agit d'une question difficile à garantir
sur la base des dispositions particulières
des conventions collectives, et des solutions doivent
être trouvées au cas par cas. Néanmoins,
le Médiateur, le Syndicat et HRD sont ouverts
à toutes suggestions en la matière.
Mesures
visant à assurer un changement interne dans les
principes de gestion du BIT
En ce qui concerne la
question des sanctions applicables au mis en cause
en cas de harcèlement grave, Mme
Connors a jusqu'à maintenant refusé
de formuler une recommandation quelconque. Elle a
néanmoins indiqué qu'en cas de nécessité
elle réviserait sa position selon l'évolution
de la situation.
A ce sujet, un certain
nombre de membres du personnel ont souligné
l'absolue nécessité de changer les principes
de gestion au BIT. Les trois intervenants ont estimé
que le nouveau cadre de la résolution des différends
devrait faciliter ce processus.
En ce qui concerne les
considérations éthiques pertinentes,
la question de l'adaptation des normes de conduite
de la CFPI pour la fonction publique internationale
(récemment révisées et mises
à jour) au cadre de l'OIT serait prochainement
discutée lors d'une réunion du Comité
de négociation paritaire (CNP). Ceci devrait
fournir des points de repère utiles aux gestionnaires
et au personnel.
En outre, HRD devrait
mettre en œuvre des programmes renforcés de
formation et de développement à l'intention
des gestionnaires et du personnel qui devraient permettre
d'améliorer les relations au Bureau. Les décisions
finales concernant le nouveau budget de la formation
devraient être connues durant la Conférence
de juin, et la mise en œuvre des programmes spéciaux
devrait démarrer dans le courrant du second
semestre 2002.
Le CNP vient d'approuver
la création d'un nouvel organe B la Commission
paritaire des ressources humaines B qui devrait se
pencher sur les grands problèmes en matière
de ressources humaines au Bureau et publier un rapport
annuel, en particulier un rapport sur les travaux
du Médiateur et un rapport sur les questions
de sécurité et de santé au travail
sur le plan interne.
Le Comité paritaire envisagerait aussi d'examiner
la question de la présentation de rapports.
La séance s'est
terminée à 14 h 30; le Président
a déclaré aux participants à la
réunion et aux collègues sur le terrain
qu'ils pouvaient adresser toutes leurs questions et
tous leurs commentaires à HRD, au Syndicat du
personnel et/ou au Médiateur, et a précisé
que leur contribution sera très précieuse
pour le CNP lorsqu'il abordera la révision des
conventions collectives pertinentes qui doit avoir lieu
à la fin de l'année.
L'intégralité
de la séance peut être visionnée
aux adresses suivantes:
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/speaker/20020409.rm
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/english/20020409.rm
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/french/20020409.rm
http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/spanish/20020409.rm
RETOUR
N°
1286
Sindicato del Personal de la OIT - Primer martes
de la serie mensual
Encuentro con la Defensora del Personal:
Resumen de la discusión que tuvo lugar el 9 de abril
de 2002,
a las 13 horas en la Sala del Consejo de Administración
Por ser los
hombres y las mujeres, y únicamente ellos,
creadores de valor, son en sí superlativamente
valiosos. Utilizar a los hombres y a las mujeres con
fines que no les son propios, es decir, explotar a
los seres humanos degradándolos y humillándolos
equivale a negar su esencia humana, este es el más
odioso de los pecados.
Con esta cita de Isaiah
Berlin comenzó la reunión organizada
por el Sindicato del Personal de la OIT para informar
al personal acerca de las funciones de la Defensora
del Personal de la OIT y de los progresos de su actividad.
La reunión fue transmitida por la Intranet
a todo el personal en el mundo entero. Los debates
se basaron en la exposición hecha por la Sra.
Joan Connors, Defensora del Personal, el Sr. David
Macdonald, director de HRPOLICY y el Sr. Fernando
Peral miembro del Comité del Sindicato, así
como también secretario adjunto de la Comisión
Paritaria de Negociación (CPN), quien actuó
como moderador.
A continuación
figura el resumen de la discusión.
Funciones y mandato
de la Defensora del Personal
Seis meses atrás,
el Sindicato del Personal y la Oficina (el Director
General) nombraron conjuntamente a la Sra. Connors,
quien no pertenecía a la Oficina, Defensora
del Personal. Su mandato de dos años, es renovable
una sola vez. La Defensora del Personal es una profesional
especializada en la solución imparcial de conflictos
cuya función principal es brindar asistencia
directa, confidencial e independiente a todas las
personas, cuando una cuestión laboral no puede
resolverse oficiosamente. Su cometido es investigar
las reclamaciones en materia de acoso.
Los procedimientos vigentes
establecidos en el Convenio Colectivo sobre un procedimiento
de solución de reclamaciones, el Convenio Colectivo
sobre prevención y solución de reclamaciones
en materia de acoso (véase el sitio Web: http://www.ilo.org/public/spanish/staffun/info/bargaining/harassment.htm)
y las disposiciones del Estatuto del Personal correspondientes
tienen dos objetivos: evitar los conflictos y lograr
la rápida solución de las reclamaciones
de la manera más oficiosa posible y lo más
cerca posible del nivel en que se originaron, así
como también prevenir y resolver rápidamente
las reclamaciones relativas a todas las formas de
hostigamiento (en particular, acoso/intimidación
y acoso sexual, términos definidos en el convenio
correspondiente).
Los procedimientos han
sido establecidos para tratar los casos tanto de manera
oficiosa como de manera más formal, la cual
puede culminar en un procedimiento quasi judicial
en la instancia del Comité Paritario. El orden
normal supone las etapas siguientes: la Defensora
del Personal entrevista a cada una de las partes interesadas
y, de ser el caso, lleva a cabo una mediación
oficiosa o emplea otra técnica de solución
de conflictos para tratar de resolver la cuestión;
de ser necesario, realiza una investigación
al cabo de la cual redacta un informe dirigido a las
partes en el que formula recomendaciones; si las recomendaciones
no satisfacen al demandante o no están fundamentadas,
éste puede apelar ante el Comité Paritario.
(La Defensora del Personal señaló que
el procedimiento actual que sólo autoriza al
demandante a apelar ante el Comité Paritario,
a su parecer, es parcial. Solicitó a las Partes
en el Convenio que prevean un derecho de apelación
para el demandado.)
El Sr. Macdonald declaró
que con el nombramiento de la Defensora del Personal
y de los miembros del Comité Paritario y la
puesta en funcionamiento de ambas instituciones, se
había establecido un procedimiento de justicia
interna más transparente y capaz de resolver
las cuestiones laborales con mayor celeridad. Esto
representa un progreso importante en materia de solución
de conflictos pues se trata de una modalidad moderna
y efectiva conforme a las normas propias de la OIT
en la materia. Los nuevos procedimientos en materia
de reclamación corresponden a las reformas
generales realizadas en materia de recursos humanos
en la Oficina. Se trata de una de las medidas que
contribuirán a cambiar la cultura de gestión
interna y a mejorar las relaciones de trabajo (en
especial, mediante el desarrollo de la comunicación
y el trabajo en equipo).
La Defensora del Personal
declaró que emprendería una investigación
sobre los casos complejos que no podían resolverse
mediante consultas oficiosas o una mediación,
y que estaría siempre muy atenta para detectar
modelos sistémicos. Por ejemplo, cuando existan
varios casos individuales que conformen un claro modelo
sistémico de acoso la Defensora del Personal
agrupará todas las reclamaciones en categorías
de acción.
Estructura de la
Oficina de la Defensora del Personal
La Oficina de la Defensora
del Personal se propone contratar a un defensor
adjunto a tiempo completo y personal para realizar
investigaciones, una secretaria a tiempo completo
(que será la primera persona con la cual
un miembro del personal se pondrá en contacto
al ir a la Oficina de la Defensora del Personal),
y un supervisor de mediación a tiempo parcial
para que los conciliadores tengan una supervisión
de carácter sustantivo y ético, así
como para ofrecerles una formación en el
curso del trabajo.
Hay 20 conciliadores
en la sede que han sido formados para actuar de
mediadores. Aún no son completamente operacionales,
ya que necesitan una formación específica
en materia de acoso y debe ser designado un supervisor
en materia de mediación para dar protección
en caso de conflicto. Además, aún
no se han fijado las reglas de procedimiento y las
normas de conducta para los mediadores.
La Defensora del Personal
espera que su oficina esté en pleno funcionamiento
al final del verano.
Actividad de
la oficina de la Defensora del Personal
Desde su nombramiento
seis meses atrás, la Defensora del Personal
ha tratado un total de 55 casos, de los cuales 37
eran casos de acoso. Actualmente, examina 13
casos que requieren investigación. Su carga
de trabajo es excesiva y dada la cantidad de casos
presentados su oficina necesita personal adicional
(tal como se menciona más arriba).
La Defensora del Personal,
que ha recibido casos de las oficinas exteriores
de todas las regiones, considera que, al no poder
entrevistar a todas las partes interesadas, los
servicios que brinda aún no son adecuados.
Se propone viajar en algún momento del año
a las distintas regiones, tan pronto como pueda
nombrar al Defensor Adjunto. Se propone asimismo
movilizar a los conciliadores locales para tratar
los casos en el terreno.
La oficina de la Defensora
del Personal tiene la intención de crear
un sitio Web, que difundirá un informe actualizado
sobre sus actividades. Esto garantizará la
transparencia de la labor de la Defensora del Personal
y su responsabilización.
Confidencialidad
y protección de los demandantes
La confidencialidad
en el tratamiento de los casos será de fundamental
importancia y será garantizada por la Defensora
del Personal a fin de proteger a todas las partes
en un procedimiento de reclamación. Asimismo,
proteger la confidencialidad de los demandantes
representa un verdadero desafío cuando se
trata de casos en el terreno. Por ejemplo, los métodos
actuales de videoconferencia no garantizan la confidencialidad.
La Sra. Connors señaló que es necesario
encontrar una solución adecuada, tal vez
recurriendo a otros medios de la OIT distintos de
la videoconferencia, tanto en el terreno como en
la sede.
La Sra. Connors aseguró
al personal que, en los casos de acoso, tanto los
demandantes como los testigos serán protegidos
contra toda acción de los demandados por
la oficina de la Defensora del Personal, el Sindicato
y HRD, y que se tomarán las medidas adecuadas
para reforzar dicha protección. Sin embargo,
dado que una investigación puede llevar 60
días y, que generalmente, un demandante no
puede seguir trabajando en estrecha proximidad con
el demandado del caso en cuestión, deben
tomarse medidas para reubicar al demandante, aunque
las transferencias a otros puestos adecuados difícilmente
puedan realizarse de inmediato.
Servicios de
apoyo para el personal en los casos de reclamación
y de acoso
HRD, la Defensora del
Personal y el Servicio Médico de la OIT han
colaborado para tratar casos en los que los demandantes
sufren problemas de salud como consecuencia del
acoso, la intimidación, etc. Cuando el Servicio
Médico de la OIT recibe a personas que tienen
problemas de esta naturaleza, el caso es referido
a la oficina de la Defensora del Personal, con el
consentimiento de la persona interesada. La Sra.
Connors ha preparado una lista de médicos
ajenos a la OIT que pueden dar apoyo a los demandantes
como por ejemplo, terapia psicológica, consultas,
etc.
HRD examina la posibilidad
de establecer un servicio conjunto de apoyo para
el personal, en el que tratará de asociar
de una manera que aún está por definirse,
la función del Consejero del Personal, la
unidad de Servicios Médicos de la OIT y la
oficina de la Defensora del Personal.
En cuanto a las medidas
para restablecer la *dignidad+ y la *reputación+
de las partes interesadas se trata de una cuestión
difícil de garantizar mediante disposiciones
específicas que figuren en convenios colectivos.
Por tanto, habría que encontrar soluciones
caso por caso. Pese a lo que precede, la Defensora
del Personal, el Sindicato y HRD recibirán
con agrado toda sugerencia a este respecto.
Medidas relativas
al cambio de la cultura de gestión de la OIT
En lo referente a la
cuestión de las sanciones que pueden aplicarse
a los demandados en casos graves de acoso, la Sra.
Connors se ha negado hasta ahora a formular recomendaciones.
No obstante, señaló que, de ser necesario,
revisaría su posición según
la evolución de la situación.
En este contexto, varios
miembros del personal señalaron la urgente
necesidad de que se logre un cambio de la cultura
de gestión en la OIT. Los tres integrantes
del grupo que organizó la reunión
convinieron en que el nuevo marco de solución
de conflictos debería facilitar dicho proceso.
En cuanto a las consideraciones
éticas pertinentes, la cuestión de
la adaptación a la OIT de las normas de conducta
de los funcionarios internacionales revisadas y
actualizadas recientemente por la Comisión
de Administración Pública Internacional
(CAPI) será examinada en breve plazo en la
Comisión Paritaria de Negociación.
Este examen será una referencia útil
para los directores y el personal.
Además, HRD
pondrá en práctica programas de formación
y de desarrollo para los directores y el personal,
que entre otras cosas, deberían contribuir
a mejorar las relaciones en la Oficina. Se esperan
decisiones definitivas respecto del nuevo presupuesto
de formación del personal durante la Conferencia
de junio. La ejecución de programas específicos
comenzaría durante la segunda mitad de 2002.
La CPN aprobó
recientemente la creación de un nuevo órgano,
la Comisión de Recursos Humanos, que examinará
las principales cuestiones relativas a los recursos
humanos en la Oficina y publicará un informe
anual que comprenderá, entre otras cosas,
un informe sobre la labor de la Defensora del Personal,
así como también un informe sobre
las cuestiones internas relativas a la seguridad
y la salud en el trabajo. Quedó claro que
el Comité Paritario también examinará
la cuestión de la presentación de
informes.
La reunión se
levantó a las 14 h. 30. El Presidente informó
a los participantes en la reunión y a los colegas
en el terreno que podían enviar comentarios,
preguntas e informaciones a HRD, el Sindicato del
Personal y la Defensora del Personal, y declaró
que resultaría muy provechoso en el contexto
de la revisión de los convenios colectivos
pertinentes que realizará la CPN antes del
final del año.
La reunión, en
su integralidad, puede verse en las direcciones siguientes:
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