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N° 1286

7 June 2002

ILO Staff Union - First Tuesday of the Month Series
Meet the Ombudsperson:
Summary of Panel Discussion
13.00 p.m. 9 April 2002, GB Room

 

"Indeed it is because men and women, and they alone, are authors of value, that they are themselves supremely valuable. To use men and women for ends that are not their own, hence to exploit human beings, degrade them, humiliate them, is to deny their human essence; and this is the most heinous of all sins".

This quote from Isaiah Berlin opened a meeting organized by the ILO Staff Union to brief the staff with regard to the functions of the Ombudsperson and progress made in her work. The meeting was broadcast through the Intranet to all ILO staff around the world. Discussions were based on a panel presentation by Ms. Joan Connors, Ombudsperson, and Mr. David Macdonald, Manager, HRPOLICY, and Fernando Peral, a member of the Staff Union Committee as well as Joint-Secretary of the JNC, acted as moderator.

The following summarizes the discussions:

Functions and mandate of the Ombudsperson

Six months ago, the Staff Union and the Office (DG) jointly appointed Ms. Connors from outside the Office as the Ombudsperson. Her term of office is two years, renewable only once. The Ombudsperson is an impartial conflict resolution practitioner whose major function is to provide independent, confidential and direct assistance to all persons, where a workplace issue cannot be resolved informally. She is required to investigate harassment-related grievances.

The current procedures set out in the relevant Collective Agreements on a Procedure for the Resolution of Grievances and the Prevention and Resolution of Harassment-related grievances (see website: http://www.ilo.org/public/english/staffun/info/bargaining/harassment.htm) and the associated Staff Regulations have two aims: they are meant to ensure the avoidance of conflict and the rapid settlement of grievances as informally and as close as possible to the level at which they occurred, as well as to prevent and resolve rapidly grievances concerning all forms of harassment (in particular, mobbing/bullying and sexual harassment, which are defined in the relevant agreement).

The procedures have been established so as to deal with cases from an informal to a more formal manner, ending in a quasi-judicial procedure at the level of the Joint Panel. A normal sequence would involve the following scenario: the Ombudsperson would talk to each of the parties concerned and, where appropriate, undertake informal mediation or other dispute resolution technique to seek to resolve the conflict; if needs be, she would undertake an investigation, at the end of which she would write a report addressed to the parties making recommendations; if the recommendations do not satisfy the claimant, or are not implemented, the claimant can then appeal to the Joint Panel. (The Ombudsperson pointed out that the current procedure only allows a claimant to appeal to the Joint Panel, which in her view is one-sided. She has asked the Parties to the Agreements provide a right of appeal to a respondent.)

Mr. Macdonald said that now that the Ombudsperson and the members of the Joint Panel had been appointed and both institutions were operational, a process of internal justice had been established which was more transparent and likely to resolve workplace issues more speedily. This represented major progress towards resolution of conflict in a modern and more effective manner in line with ILO's own standards in this area. The new grievance procedures were in line with the overall HR reforms in the Office, and were one of the measures which would contribute to changing the internal management culture and improving working relations (particularly, through increased communication and team work).

The Ombudsperson said she could initiate an investigation in cases that are rather entrenched and cannot be resolved through informal consultation and mediation, and that she was always attentive to detect any systemic pattern. For instance, where there was a clear pattern of systemic harassment, with a number of individual cases, she would group all the claims into a class action.

Structure of the Ombudsperson's Office

The Ombudsperson's Office intends to hire: a full-time Deputy Ombudsperson and other investigative staff, a full-time assistant (who will be the first person staff will contact when they come to the Ombudsperson's Office), and a part-time Mediation Supervisor to give the Facilitators substantive and ethical supervision, as well as to provide them with ongoing training.

There are 20 facilitators at headquarters, who have been trained to mediate, but they are not yet fully operational, as they need specific training on harassment and a mediation supervisor needs to be in place to protect against conflicts. In addition, Rules of Procedure and Standards of Conduct for mediators were yet to be finalized.

She expected her office to be fully operational by the end of summer.

Work of the Ombudsperson's Office

Since she was appointed 6 months ago, the Ombudsperson had dealt with a total of 55 cases, of which 37 cases were harassment-related cases. She was currently handling 13 cases involving investigation. However, she was clearly overworked and, given the number of cases brought to her Office, additional staff were required (as noted above).

The Ombudsperson had received cases from the field offices in all regions, but she felt that, because she could not meet face to face with the parties concerned, the services she provided were not yet adequate. She intended to travel some time later in the year to the, various regions, as soon as she could appoint her Deputy. She also intended to mobilize locally-based facilitators in dealing with the cases in the field.

The Ombudsperson's Office intended to set up a website, where an up-to-date report on its activities would be available to all. This would ensure transparency and accountability of the Ombudsperson's work.

Confidentiality and protection of claimants

Confidentiality in dealing with cases was critical and would be ensured by the Ombudsperson to protect all parties to a grievance. However, protecting the confidentiality of claimants is especially challenging especially with respect to field cases. For example, current video conferencing facilities cannot ensure confidentiality. Ms. Connors indicated an appropriate solution had to be found, perhaps by using non-ILO videoconferencing facilities in the field and Geneva.

Ms. Connors reassured the staff that, in harassment cases, both claimants and witnesses would be protected from any actions from respondents by the Ombudpersons' Office, the Staff Union and HRD, and that appropriate measures would be taken to reinforce such protection. However, since an investigation could take up to 60 days and, as it was often not possible for a claimant to continue to work in close proximity to the respondent in his or her case, measures would be taken to re-locate a claimant, although transfers to another appropriate job could not usually be arranged immediately.

Support services to the staff in grievance and harassment cases

The HRD, the Ombudsperson, the ILO Medical Service had been working together to deal with cases where claimants are having health problems as a result of harassment, bullying, etc. When the ILO Medical Service receives individuals who have a problem of this nature, the case is referred to the Ombudsperson's Office, with the consent of the person concerned. Ms. Connors was also establishing a list of medical professionals outside the ILO from whom claimants could seek support services, such as psychological counselling and advice, etc.

HRD was exploring establishing a joint support service for staff, which would seek to associate, in a manner not yet defined, the Staff Counsellor function, the ILO Health Services Unit, and the Ombudsperson's Office.

With regard to measures to re-establish "dignity" and "reputation" of the parties concerned, this was an issue that was hard to guarantee through relying on specific provisions in the collective agreements, and solutions would have to be found on a case-by-case basis. Notwithstanding this, the Ombudsperson, the Union and HRD would welcome any suggestions in this regard.

Measures on internal change in the management culture of the ILO

With regard to the issue of sanctions which may be applicable to the respondents in serious harassment cases, Ms. Connors had so far refused to make any such recommendations. But she indicated that, if need be, she would review her position as things develop.

In this context, a number of staff members pointed to the critical need for cultural change in the management of the ILO. The three panellists agreed that the new grievance resolution framework should facilitate that process.

With regard to relevant ethical considerations, the issue of adapting the recently revised and updated ICSC Standards of Conduct for international civil servants to the ILO setting would be discussed soon at the Joint Negotiating Committee. This would provide a useful reference point to managers and staff.

In addition, HRD would be implementing enhanced training and development programmes for both managers and staff, which, amongst other things, should assist in improving relations in the Office. Final decisions on the new training budget were expected during the June Conference, and the implementation of specific programmes would commence during the second half of 2002.

The JNC had recently approved the establishment of a new body, the Human Resources Committee, which would review major HR issues in the Office and publish an annual report, including in it, among other things, a report on the work of the Ombudsperson as well as a report on internal occupational safety and health issues. It was understood that the Joint Panel was also giving consideration to the issue of reporting.

The meeting adjourned at 2.30 p.m. The Chairperson informed participants to the meeting and colleagues in the field that further feedback, questions and comments could be addressed to HRD, the Staff Union and/or the Ombudsperson, and announced that this would be most useful in the context of a review of the relevant collective agreements by the JNC, which was due before the end of the year.

The entire meeting can be viewed on the following addresses:

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/speaker/20020409.rm

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/english/20020409.rm

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/french/20020409.rm

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/spanish/20020409.rm


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N° 1286

7 juin 2002

Syndicat du personnel du BIT - Premier mardi du mois
Présentation du Médiateur:
Résumé de la réunion-débat
13 heures, 9 avril 2002, salle du Conseil d'administration

 

"C'est véritablement parce que les hommes et les femmes sont eux-mêmes sources de richesses qu'ils sont précieux au plus haut degré. Utiliser des hommes et des femmes à des fins qui ne sont pas les leurs, c'est-à-dire exploiter des êtres humains, les avilir, les humilier, revient à nier leur essence humaine; c'est le péché le plus abominable."

C'est sur cette citation d'Isaiah Berlin que s'est ouverte la réunion organisée par le Syndicat du personnel du BIT pour éclairer le personnel sur les fonctions du médiateur et l'informer de ses accomplissements. La réunion a été diffusée par l'Internet à l'ensemble du personnel du BIT du monde entier. Les discussions ont eu lieu dans le cadre d'un exposé présenté par Mme Joan Connors, Médiateur, MM. David Macdonald, Directeur, HRPOLICY, et Fernando Peral, membre du Comité du Syndicat du personnel et secrétaire adjoint du Comité de négociation paritaire (CNP), intervenant en tant que Président.

On trouvera ci-après un résumé du débat.

Fonctions et mandat du Médiateur

Il y a six mois, le Syndicat du personnel et le Bureau (DG) ont conjointement désigné Mme Connors, une personne extérieure au Bureau, pour assumer les fonctions de médiateur. Son mandat, d'une durée de deux ans, est renouvelable une seule fois. Le Médiateur est un praticien impartial du règlement des différends dont la principale fonction consiste à offrir une aide indépendante, confidentielle et directe à toute personne lorsqu'un conflit ne peut pas être résolu d'une manière informelle sur le lieu de travail. Le Médiateur est tenu d'ouvrir une enquête en cas de plainte pour harcèlement.

Les procédures actuelles énoncées dans les accords collectifs pertinents relatifs à la procédure de règlement des différends et à la prévention et au règlement des différends liés à un harcèlement (voir site Web: http://www.ilo.org/public/french/staffun/info/bargaining/harassment.htm) ainsi que dans le Statut du personnel ont deux objectifs: faire en sorte que les conflits soient évités, et régler rapidement les différends, aussi informellement et aussi rapidement que possible au niveau auquel ils sont survenus, et prévenir et résoudre rapidement les différends relatifs à toute forme de harcèlement (en particulier harcèlement psychologique ou moral et harcèlement sexuel qui sont définis dans l'accord pertinent).

Les procédures ont été mises au point afin que les cas puissent être abordés progressivement, d'une manière informelle à une manière plus formelle, pour aboutir à une procédure quasi judiciaire à l'échelon du groupe mixte. Normalement, une séquence se déroule selon le scénario suivant: le Médiateur organise un entretien avec chacune des parties concernées et, le cas échéant, met en œuvre une médiation informelle ou un autre mécanisme de résolution des différends pour résoudre le conflit; si nécessaire, il ouvre une enquête à la fin de laquelle il rédige un rapport adressé aux parties et présente des recommandations; si les recommandations ne donnent pas satisfaction au plaignant ou ne sont pas mises en œuvre, le plaignant peut alors faire appel devant le Groupe mixte. (Le Médiateur a fait remarquer que la procédure actuelle autorise uniquement le plaignant à faire appel devant le Groupe mixte, ce qui selon lui manque d'objectivité. Il a demandé aux parties aux accords d'accorder un droit de recours au mis en cause.)

M. Macdonald a déclaré que, maintenant que le Médiateur et les membres du Groupe mixte ont été nommés et que les deux institutions sont opérationnelles, un processus de justice interne a été mis en place qui est plus transparent et mieux à même de résoudre plus rapidement les conflits sur le lieu de travail. Cette possibilité de résoudre les conflits d'une manière plus moderne et plus efficace, en conformité avec les normes de l'OIT en la matière, constitue un grand pas en avant. Les nouvelles procédures de règlement des différends sont dans le droit fil des réformes d'ensemble de la politique des ressources humaines du Bureau et constituent l'une des mesures qui contribueront à changer les principes de gestion interne et à améliorer les relations de travail (en particulier par un développement de la communication et du travail en équipe).

En cas de situation figée et s'il n'est pas possible de trouver une solution par la consultation informelle et la médiation, le Médiateur peut ouvrir une enquête et sera alors toujours attentif à tout aspect systémique. Ainsi, si à l'examen d'un certain nombre de cas individuels, le harcèlement présente clairement des caractéristiques systémiques, le Médiateur regrouperait toutes les plaintes pour les traiter comme une action collective.

Structure du bureau du Médiateur

Le bureau du Médiateur a l'intention d'engager: un Médiateur adjoint à plein temps et d'autres enquêteurs, un assistant à plein temps (qui sera la première personne à contacter par le membre du personnel lorsqu'il s'adresse au bureau du Médiateur) et un superviseur à temps partiel de la médiation qui supervisera les médiateurs délégués pour ce qui a trait aux questions de fond et à l'éthique et assurera une formation permanente.

Au siège, 20 médiateurs délégués ont été formés à la médiation mais doivent encore suivre une formation spécifique aux problèmes du harcèlement pour être pleinement opérationnels. Enfin, un superviseur de la médiation doit être désigné pour assurer une protection contre les conflits. Par ailleurs, les règles de procédure et les normes de conduite des médiateurs n'ont pas encore été définitivement mises au point.

Le médiateur espère pouvoir disposer d'un bureau pleinement opérationnel d'ici la fin de l'été.

Travaux du bureau du Médiateur

Depuis sa nomination il y a six mois, le Médiateur a examiné un total de 55 cas dont 37 ont trait à des cas de harcèlement. Treize des cas dont il s'occupe actuellement demandent une enquête. Il est manifeste que la charge de travail dépasse la capacité de réponse et, vu le nombre de cas portés à son bureau, du personnel supplémentaire serait nécessaire (tel que décrit plus haut).

Le Médiateur a reçu des plaintes provenant des bureaux extérieurs de toutes les régions. Il estime, étant donné qu'il ne peut pas rencontrer les parties concernées en personne, que ses services doivent être perfectionnés. Il a l'intention de se rendre dans les différentes régions dans le courant de l'année, aussitôt qu'il sera en mesure de désigner son adjoint. Il a également l'intention de mobiliser les médiateurs délégués à l'échelon local pour s'occuper des cas sur le terrain.

Le bureau du Médiateur a l'intention de créer un site Web sur lequel on trouvera un rapport actualisé sur ses activités. Ceci devrait permettre de garantir transparence et sens des responsabilités dans les travaux du Médiateur.

Confidentialité et protection des plaignants

La confidentialité dans l'examen des cas est un élément primordial et sera garantie par le Médiateur afin que toutes les parties à une plainte soient protégées. Dans le cas de plaintes émanant du terrain, la protection des plaignants présentera quelques difficultés à résoudre. En effet, les installations de vidéo-conférence actuelles ne permettent pas de garantir une confidentialité satisfaisante. Mme Connors a déclaré qu'il fallait trouver une solution appropriée en envisageant même d'utiliser des installations de vidéo-conférence extérieures au BIT, sur le terrain comme à Genève.

Mme Connors a garanti au personnel que, dans les cas de harcèlement, les plaignants comme les témoins seront protégés contre toutes mesures de représailles de la part du mis en cause par le bureau du Médiateur, par le Syndicat du personnel et par HRD, et a affirmé que les mesures nécessaires seraient adoptées pour renforcer cette protection. Néanmoins, étant donné qu'une enquête peut prendre jusqu'à soixante jours et qu'il n'est souvent pas possible pour un plaignant de continuer à travailler à proximité immédiate du mis en cause, des mesures seraient prises pour réaffecter le plaignant, même s'il n'est pas toujours possible de transférer immédiatement une personne à un autre emploi pouvant convenir.

Services d'appui au personnel dans les cas de plainte et de harcèlement

HRD, le Médiateur et le service médical ont eu l'occasion de collaborer dans des cas où des plaignants ont eu des problèmes de santé par suite d'un harcèlement, de mauvais traitements, etc. Lorsque le service médical du BIT reçoit des personnes ayant des problèmes de cette nature, le cas est porté à la connaissance du bureau du Médiateur avec l'accord de la personne intéressée. Mme Connors est également en train d'établir une liste de professionnels de la santé extérieurs au BIT auprès desquels les plaignants pourront recevoir des services d'appui, par exemple aide psychologique, conseils, etc.

HRD étudie actuellement la possibilité de mettre sur pied un service d'appui conjoint à l'intention du personnel qui associerait, d'une manière non encore définie, un conseiller du personnel, le service médical du BIT et le bureau du Médiateur.

En ce qui concerne les mesures visant à rétablir la "dignité" et la "réputation" des parties concernées, il s'agit d'une question difficile à garantir sur la base des dispositions particulières des conventions collectives, et des solutions doivent être trouvées au cas par cas. Néanmoins, le Médiateur, le Syndicat et HRD sont ouverts à toutes suggestions en la matière.

Mesures visant à assurer un changement interne dans les principes de gestion du BIT

En ce qui concerne la question des sanctions applicables au mis en cause en cas de harcèlement grave, Mme Connors a jusqu'à maintenant refusé de formuler une recommandation quelconque. Elle a néanmoins indiqué qu'en cas de nécessité elle réviserait sa position selon l'évolution de la situation.

A ce sujet, un certain nombre de membres du personnel ont souligné l'absolue nécessité de changer les principes de gestion au BIT. Les trois intervenants ont estimé que le nouveau cadre de la résolution des différends devrait faciliter ce processus.

En ce qui concerne les considérations éthiques pertinentes, la question de l'adaptation des normes de conduite de la CFPI pour la fonction publique internationale (récemment révisées et mises à jour) au cadre de l'OIT serait prochainement discutée lors d'une réunion du Comité de négociation paritaire (CNP). Ceci devrait fournir des points de repère utiles aux gestionnaires et au personnel.

En outre, HRD devrait mettre en œuvre des programmes renforcés de formation et de développement à l'intention des gestionnaires et du personnel qui devraient permettre d'améliorer les relations au Bureau. Les décisions finales concernant le nouveau budget de la formation devraient être connues durant la Conférence de juin, et la mise en œuvre des programmes spéciaux devrait démarrer dans le courrant du second semestre 2002.

Le CNP vient d'approuver la création d'un nouvel organe B la Commission paritaire des ressources humaines B qui devrait se pencher sur les grands problèmes en matière de ressources humaines au Bureau et publier un rapport annuel, en particulier un rapport sur les travaux du Médiateur et un rapport sur les questions de sécurité et de santé au travail sur le plan interne. Le Comité paritaire envisagerait aussi d'examiner la question de la présentation de rapports.

La séance s'est terminée à 14 h 30; le Président a déclaré aux participants à la réunion et aux collègues sur le terrain qu'ils pouvaient adresser toutes leurs questions et tous leurs commentaires à HRD, au Syndicat du personnel et/ou au Médiateur, et a précisé que leur contribution sera très précieuse pour le CNP lorsqu'il abordera la révision des conventions collectives pertinentes qui doit avoir lieu à la fin de l'année.

L'intégralité de la séance peut être visionnée aux adresses suivantes:

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/speaker/20020409.rm

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/english/20020409.rm

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/french/20020409.rm

http://audio.ilo.org/ramgen/ilo/syndicat/spanish/20020409.rm

 

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N° 1286

7 de junio de 2002

Sindicato del Personal de la OIT - Primer martes de la serie mensual
Encuentro con la Defensora del Personal:
Resumen de la discusión que tuvo lugar el 9 de abril de 2002,
a las 13 horas en la Sala del Consejo de Administración

Por ser los hombres y las mujeres, y únicamente ellos, creadores de valor, son en sí superlativamente valiosos. Utilizar a los hombres y a las mujeres con fines que no les son propios, es decir, explotar a los seres humanos degradándolos y humillándolos equivale a negar su esencia humana, este es el más odioso de los pecados.

Con esta cita de Isaiah Berlin comenzó la reunión organizada por el Sindicato del Personal de la OIT para informar al personal acerca de las funciones de la Defensora del Personal de la OIT y de los progresos de su actividad. La reunión fue transmitida por la Intranet a todo el personal en el mundo entero. Los debates se basaron en la exposición hecha por la Sra. Joan Connors, Defensora del Personal, el Sr. David Macdonald, director de HRPOLICY y el Sr. Fernando Peral miembro del Comité del Sindicato, así como también secretario adjunto de la Comisión Paritaria de Negociación (CPN), quien actuó como moderador.

A continuación figura el resumen de la discusión.

Funciones y mandato de la Defensora del Personal

Seis meses atrás, el Sindicato del Personal y la Oficina (el Director General) nombraron conjuntamente a la Sra. Connors, quien no pertenecía a la Oficina, Defensora del Personal. Su mandato de dos años, es renovable una sola vez. La Defensora del Personal es una profesional especializada en la solución imparcial de conflictos cuya función principal es brindar asistencia directa, confidencial e independiente a todas las personas, cuando una cuestión laboral no puede resolverse oficiosamente. Su cometido es investigar las reclamaciones en materia de acoso.

Los procedimientos vigentes establecidos en el Convenio Colectivo sobre un procedimiento de solución de reclamaciones, el Convenio Colectivo sobre prevención y solución de reclamaciones en materia de acoso (véase el sitio Web: http://www.ilo.org/public/spanish/staffun/info/bargaining/harassment.htm) y las disposiciones del Estatuto del Personal correspondientes tienen dos objetivos: evitar los conflictos y lograr la rápida solución de las reclamaciones de la manera más oficiosa posible y lo más cerca posible del nivel en que se originaron, así como también prevenir y resolver rápidamente las reclamaciones relativas a todas las formas de hostigamiento (en particular, acoso/intimidación y acoso sexual, términos definidos en el convenio correspondiente).

Los procedimientos han sido establecidos para tratar los casos tanto de manera oficiosa como de manera más formal, la cual puede culminar en un procedimiento quasi judicial en la instancia del Comité Paritario. El orden normal supone las etapas siguientes: la Defensora del Personal entrevista a cada una de las partes interesadas y, de ser el caso, lleva a cabo una mediación oficiosa o emplea otra técnica de solución de conflictos para tratar de resolver la cuestión; de ser necesario, realiza una investigación al cabo de la cual redacta un informe dirigido a las partes en el que formula recomendaciones; si las recomendaciones no satisfacen al demandante o no están fundamentadas, éste puede apelar ante el Comité Paritario. (La Defensora del Personal señaló que el procedimiento actual que sólo autoriza al demandante a apelar ante el Comité Paritario, a su parecer, es parcial. Solicitó a las Partes en el Convenio que prevean un derecho de apelación para el demandado.)

El Sr. Macdonald declaró que con el nombramiento de la Defensora del Personal y de los miembros del Comité Paritario y la puesta en funcionamiento de ambas instituciones, se había establecido un procedimiento de justicia interna más transparente y capaz de resolver las cuestiones laborales con mayor celeridad. Esto representa un progreso importante en materia de solución de conflictos pues se trata de una modalidad moderna y efectiva conforme a las normas propias de la OIT en la materia. Los nuevos procedimientos en materia de reclamación corresponden a las reformas generales realizadas en materia de recursos humanos en la Oficina. Se trata de una de las medidas que contribuirán a cambiar la cultura de gestión interna y a mejorar las relaciones de trabajo (en especial, mediante el desarrollo de la comunicación y el trabajo en equipo).

La Defensora del Personal declaró que emprendería una investigación sobre los casos complejos que no podían resolverse mediante consultas oficiosas o una mediación, y que estaría siempre muy atenta para detectar modelos sistémicos. Por ejemplo, cuando existan varios casos individuales que conformen un claro modelo sistémico de acoso la Defensora del Personal agrupará todas las reclamaciones en categorías de acción.

Estructura de la Oficina de la Defensora del Personal

La Oficina de la Defensora del Personal se propone contratar a un defensor adjunto a tiempo completo y personal para realizar investigaciones, una secretaria a tiempo completo (que será la primera persona con la cual un miembro del personal se pondrá en contacto al ir a la Oficina de la Defensora del Personal), y un supervisor de mediación a tiempo parcial para que los conciliadores tengan una supervisión de carácter sustantivo y ético, así como para ofrecerles una formación en el curso del trabajo.

Hay 20 conciliadores en la sede que han sido formados para actuar de mediadores. Aún no son completamente operacionales, ya que necesitan una formación específica en materia de acoso y debe ser designado un supervisor en materia de mediación para dar protección en caso de conflicto. Además, aún no se han fijado las reglas de procedimiento y las normas de conducta para los mediadores.

La Defensora del Personal espera que su oficina esté en pleno funcionamiento al final del verano.

Actividad de la oficina de la Defensora del Personal

Desde su nombramiento seis meses atrás, la Defensora del Personal ha tratado un total de 55 casos, de los cuales 37 eran casos de acoso. Actualmente, examina 13 casos que requieren investigación. Su carga de trabajo es excesiva y dada la cantidad de casos presentados su oficina necesita personal adicional (tal como se menciona más arriba).

La Defensora del Personal, que ha recibido casos de las oficinas exteriores de todas las regiones, considera que, al no poder entrevistar a todas las partes interesadas, los servicios que brinda aún no son adecuados. Se propone viajar en algún momento del año a las distintas regiones, tan pronto como pueda nombrar al Defensor Adjunto. Se propone asimismo movilizar a los conciliadores locales para tratar los casos en el terreno.

La oficina de la Defensora del Personal tiene la intención de crear un sitio Web, que difundirá un informe actualizado sobre sus actividades. Esto garantizará la transparencia de la labor de la Defensora del Personal y su responsabilización.

Confidencialidad y protección de los demandantes

La confidencialidad en el tratamiento de los casos será de fundamental importancia y será garantizada por la Defensora del Personal a fin de proteger a todas las partes en un procedimiento de reclamación. Asimismo, proteger la confidencialidad de los demandantes representa un verdadero desafío cuando se trata de casos en el terreno. Por ejemplo, los métodos actuales de videoconferencia no garantizan la confidencialidad. La Sra. Connors señaló que es necesario encontrar una solución adecuada, tal vez recurriendo a otros medios de la OIT distintos de la videoconferencia, tanto en el terreno como en la sede.

La Sra. Connors aseguró al personal que, en los casos de acoso, tanto los demandantes como los testigos serán protegidos contra toda acción de los demandados por la oficina de la Defensora del Personal, el Sindicato y HRD, y que se tomarán las medidas adecuadas para reforzar dicha protección. Sin embargo, dado que una investigación puede llevar 60 días y, que generalmente, un demandante no puede seguir trabajando en estrecha proximidad con el demandado del caso en cuestión, deben tomarse medidas para reubicar al demandante, aunque las transferencias a otros puestos adecuados difícilmente puedan realizarse de inmediato.

Servicios de apoyo para el personal en los casos de reclamación y de acoso

HRD, la Defensora del Personal y el Servicio Médico de la OIT han colaborado para tratar casos en los que los demandantes sufren problemas de salud como consecuencia del acoso, la intimidación, etc. Cuando el Servicio Médico de la OIT recibe a personas que tienen problemas de esta naturaleza, el caso es referido a la oficina de la Defensora del Personal, con el consentimiento de la persona interesada. La Sra. Connors ha preparado una lista de médicos ajenos a la OIT que pueden dar apoyo a los demandantes como por ejemplo, terapia psicológica, consultas, etc.

HRD examina la posibilidad de establecer un servicio conjunto de apoyo para el personal, en el que tratará de asociar de una manera que aún está por definirse, la función del Consejero del Personal, la unidad de Servicios Médicos de la OIT y la oficina de la Defensora del Personal.

En cuanto a las medidas para restablecer la *dignidad+ y la *reputación+ de las partes interesadas se trata de una cuestión difícil de garantizar mediante disposiciones específicas que figuren en convenios colectivos. Por tanto, habría que encontrar soluciones caso por caso. Pese a lo que precede, la Defensora del Personal, el Sindicato y HRD recibirán con agrado toda sugerencia a este respecto.

Medidas relativas al cambio de la cultura de gestión de la OIT

En lo referente a la cuestión de las sanciones que pueden aplicarse a los demandados en casos graves de acoso, la Sra. Connors se ha negado hasta ahora a formular recomendaciones. No obstante, señaló que, de ser necesario, revisaría su posición según la evolución de la situación.

En este contexto, varios miembros del personal señalaron la urgente necesidad de que se logre un cambio de la cultura de gestión en la OIT. Los tres integrantes del grupo que organizó la reunión convinieron en que el nuevo marco de solución de conflictos debería facilitar dicho proceso.

En cuanto a las consideraciones éticas pertinentes, la cuestión de la adaptación a la OIT de las normas de conducta de los funcionarios internacionales revisadas y actualizadas recientemente por la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI) será examinada en breve plazo en la Comisión Paritaria de Negociación. Este examen será una referencia útil para los directores y el personal.

Además, HRD pondrá en práctica programas de formación y de desarrollo para los directores y el personal, que entre otras cosas, deberían contribuir a mejorar las relaciones en la Oficina. Se esperan decisiones definitivas respecto del nuevo presupuesto de formación del personal durante la Conferencia de junio. La ejecución de programas específicos comenzaría durante la segunda mitad de 2002.

La CPN aprobó recientemente la creación de un nuevo órgano, la Comisión de Recursos Humanos, que examinará las principales cuestiones relativas a los recursos humanos en la Oficina y publicará un informe anual que comprenderá, entre otras cosas, un informe sobre la labor de la Defensora del Personal, así como también un informe sobre las cuestiones internas relativas a la seguridad y la salud en el trabajo. Quedó claro que el Comité Paritario también examinará la cuestión de la presentación de informes.

La reunión se levantó a las 14 h. 30. El Presidente informó a los participantes en la reunión y a los colegas en el terreno que podían enviar comentarios, preguntas e informaciones a HRD, el Sindicato del Personal y la Defensora del Personal, y declaró que resultaría muy provechoso en el contexto de la revisión de los convenios colectivos pertinentes que realizará la CPN antes del final del año.

La reunión, en su integralidad, puede verse en las direcciones siguientes:

 


 

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