N° 1248

2 October 2000

MEETING OF THE STAFF REPRESENTATIVES OF THE AFRICAN REGION
(Geneva, 19-23 June 2000)

CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS

1. Policy guidelines: Role and functions of the elected members of the Union in area offices, regional offices and at headquarters

Conclusions:

Change in the role of staff representatives owing to the new collective bargaining procedure; as a result it will be necessary to establish a training programme and make provision for the corresponding resources.

Recommendations:

• Develop a training programme focusing on collective bargaining and convene a joint seminar with the administration on the new human resources strategy and collective bargaining at the ILO. (Suggested date - meeting of the directors of African region offices - September 2000).
• Intensify exchanges between the Committee, the titular member and the staff representatives.
• Prepare a programme of activities for the region.
• The administration should allocate resources to each local staff union committee.

2. Regional and local problems

Conclusions: Regional problems

• Concern as to the decline in the purchasing power of salaries (particularly in relation to medical expenses and education).
• Non-existence of safety measures for local staff (particularly prevention).
• Lack of resources allocated to the titular member to carry out missions in the region.
• Delays seen in regional office action in this sphere.
• A high demand for basic trade union training.
• Irregular cycle of staffing reviews.

Recommendations: Regional problems

• Review policy relating to salary advances for local staff.
• Allocate resources to the titular member to carry out missions.
• Make provision for an allocation for education expenses for local staff.
• Where there is not already one, appoint a computer focal point for each area office.
• Develop a Union training course at a regional level.
• Develop and urgently implement safety measures for local ILO staff.

Conclusions: Local problems

• In general insufficient response by the management of the area offices to the requests and concerns communicated by the staff representatives.
• Most offices in the region allocate neither an office nor any equipment to the Union.
• It is imperative to achieve greater participation by professional staff in local Union activities.

Recommendations: Local problems

Management representatives should acquaint themselves with the new collective bargaining agreement, and participate actively, and in good faith, with the staff representatives.

3. Human resources development

Conclusions:

• The meeting welcomes the new approach, focusing on the individual, taken in the human resources development policy.
• All the same, the programme is considered to be too optimistic, and neither the new human resources strategy nor the corresponding transitory measures for the external offices have yet been defined.
• Priorities should be established in order to guarantee that people currently working for the ILO are not overlooked.
• Concerns have been raised about according greater attention to surveys of local staff concerning the provisions of the common system.
• The number of PASO/SPASO and category D officials seems to be lower than in other regions.
• Language course facilities for field officials.

Recommendations:

• Replace the existing methods for conducting salary surveys by methods based on the cost-of-living index.
  • The review of the classification of posts of local staff is considered to be important and urgent.
• The salary scale for PASO/SPASO should be reviewed in order to bring it into line with that of national officers.
• Implement measures designed to correct the negative effects of currency devaluations on salaries paid in local currency.
• Establish for local staff a headquarters-field, field-field and field-headquarters mobility policy as part of the new human resources strategy.

4. Trade union business

Conclusions:

• Staff Union members should be conversant with ILO Circulars.
• Establish or strengthen federations, associations and unions in the United Nations system.

Recommendations:

• There should be closer contact between the local, regional and headquarters staff.
• Develop and maintain partnership between the Union and the administration through regular dialogue and joint activities, for example retreats, etc.
• Develop the internal democratic process among Union members by observing the statutory obligations such as bi-annual elections and by effecting a smooth transition.

5. Medical insurance - SHIF reimbursement procedures

Conclusions:

• Delay in SHIF reimbursement as well as in approval of advances.
• SHIF identification card is not helpful.

Recommendations:

• SHIF to minimize the delay to maximum two weeks and authorize reimbursement by fax.
• SHIF to enter service agreement with the designated providers in the field through the directors of the area offices.

6. International Civil Servants Mutual Association (MEC)

Conclusion:

There was a request to set up something similar to MEC but the support of ILO is crucial. It should take into account the following:

(i) number of staff;
(ii) rate of saving;
(iii) the use of one currency.

Recommendations:

Encourage local offices to establish something similar to the MEC and examine the possibility of giving other United Nations agencies access to such facilities - the Office to assist with a revolving fund.

7. ILO Staff Welfare Service

Conclusion:

Funeral expenses allowance is found to be insufficient.

Recommendations:

• The establishment of the ILO Staff Welfare Service is appreciated, but it is recommended that the field staff should be made aware of its activities, for example by establishing a post of social welfare assistant in the Regional Office or for the social welfare officer to frequently make visits to the field which will necessitate a budget increase.
• Funeral expenses allowance should be adapted to real cost at each duty station.

8. Medical service

Conclusions:

• Medical officer performs more administrative functions to the detriment of actual medical practice.
• Role is limited to headquarters.

Recommendations:

• Medical officer to pay more attention to patient care, and occupational safety and health considerations should be taken into account.
• Attention should be given to preventive measures.
• Medical service should be established at the Regional Office.
• Improve the procedures relating to medical travel, notably in terms of urgent health care, so as to avoid any discrimination and/or unnecessary delay.
• First-aid regulations should be strictly adhered to in all offices (first-aid kit).
• Establish a procedure at each area office to improve access to medicines that are difficult to obtain locally.

9. HIV/AIDS

Conclusions:

• The meeting encourages the administration to pay particular attention to the Joint United Nations Programme on HIV/AIDS (UNAIDS).
• Support the policy developed by the ILO Human Resources Development Department to identify the various points of view and gather information relating to this pandemic, and to ensure that persons infected are not discriminated against in the workplace.

Recommendations:

• Appoint an HIV/AIDS focal point at each local office (UNAIDS recommendation).
• Allocate advances on reimbursements and 100 per cent reimbursements for all medicines required for the treatment of this illness.

10. Invalidity - Compensation Committee

Recommendations:

• Information on the procedures relating to the Compensation Committee should be posted on an Intranet page.
• Annex II of the Staff Regulations should be revised in order to strengthen links between prevention, compensation and rehabilitation.

11. Pensions

Conclusions:

• It would be desirable to raise the age for a child's eligibility for a survivor's benefit from 21 to 25, at least for full-time students.
• All officials in the field should be made aware that, when retiring, withdrawal of lump-sum payment will close access to the special payments fund and therefore will result in non-eligibility for extra payments to meet the local cost of living.

Recommendations:

• The Office should inform the field staff about the need to check the updating of personal data in the pensions office at headquarters.
• Field offices should issue the corresponding NPA (notice of personnel action) to provide notification of the departure of an official with sufficient notice.
• The Office should provide assistance to all officials as regards pension procedures. Field officials should also be given preparatory courses on retirement.

12. Collective bargaining

Conclusions:

• The meeting declares its unconditional support for the Staff Union Committee in this area.
• The meeting insists on the need to take the particular features of the field into account at all levels of collective bargaining.
• As far as possible, it would be desirable for all issues pending at the local level to be resolved using collective bargaining.

Recommendations:

• It is imperative to develop a new procedure to settle disputes and individual complaints on the basis of the principle of natural justice.
• It is essential to strengthen communication between the field and headquarters in respect of collective bargaining (both with the administration and with the Union).
• Office directors should be given training in collective bargaining.
• The Union must take steps to set up a specific framework for collective bargaining in the field.

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N° 1248

2 octobre 2000

RÉUNION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL DE LA RÉGION D'AFRIQUE
(Genève, 19 - 23 juin 2000)

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

• Orientation: Rôle et fonctions des membres élus du Syndicat au niveau des bureaux de zone, des bureaux régionaux et du siège

Conclusions:

Changement dans le rôle des représentants du personnel en raison de la nouvelle procédure de la négociation collective; il faudra en conséquence mettre au point un programme de formation et prévoir des ressources à cet effet.

Recommandations:

• Création d'un programme de formation en matière de négociation collective et d'un séminaire conjoint avec l'administration sur la nouvelle stratégie de ressources humaines et la négociation collective au BIT. (Suggestion de date: réunion des directeurs de bureaux de la région de l'Afrique - septembre 2000);
• Intensification des échanges entre le Comité, le membre titulaire et les représentants du personnel;
• Etablissement d'un programme d'activité pour la région;
• The administration to allocate resources to each local staff union committee.
• Problèmes régionaux et locaux

Conclusions: - problèmes régionaux

• Préoccupation quant à la détérioration du pouvoir d'achat des salaires (spécialement en relation avec les frais médicaux et d'éducation);
• Non-existence de mesures de sécurité pour le personnel local (prévention surtout);
• Manque de ressources allouées au membre titulaire pour effectuer des missions dans la région;
• Retards constatés par rapport aux actions du bureau régional en matière; d'informatique et d'équipement dans les bureaux de zone;
• Une forte demande de formation syndicale de base.
• Cycle irrégulier des "staffing reviews".

Recommandations: problèmes régionaux

• Révision de la politique en matière d'avances salariales pour le personnel local;
• Allocation de ressources au membre titulaire pour effectuer des missions;
• Mise en place d'une allocation pour frais d'étude en faveur des enfants du personnel local;
• Création d'un point focal informatique par bureau de zone, au cas où il n'y en a pas;
• Organisation d'un cours de formation syndicale au niveau de la Région;
• Etablissement et application urgente de mesures de sécurité pour le personnel local du BIT.

Conclusions: problèmes locaux

• En général réponse insuffisante de la direction des bureau de zone aux demandes et préoccupations manifestées par les représentants du personnel;
• La plupart des bureaux de la région n'ont pas de bureau ni d'équipement alloué au syndicat ;
• Il est urgent d'obtenir une plus grande participation du personnel professionnel aux activités syndicales locales.

Recommandations: problèmes locaux

Les représentants de la direction devraient prendre connaissance du nouvel accord de négociation collective et établir de bonne foi une coparticipation active avec les représentants du personnel;

• Développement des ressources humaines

Conclusions:

• La réunion se félicite de la nouvelle orientation axée sur la personne, de la politique en matière de développement des ressources humaines;
• Le programme établi est néanmoins considéré trop optimiste, et l'application de la nouvelle stratégie de ressources humaines dans les bureaux extérieurs n'a pas encore été précisée, de même que les mesures transitoires correspondantes;
• Des priorités devraient être établies, afin de garantir que les personnes qui travaillent aujourd'hui pour le BIT ne soient pas mises à l'écart;
• Des inquiétudes ont été manifestées quant à la prise en considération des requêtes du personnel local en relation avec des dispositions du système commun;
• Le nombre de PASO/SPASO et de fonctionnaires de la catégorie D semble être le plus bas en comparaison avec les autres régions;
• Facilités des cours de langue pour les fonctionnaires du terrain.

Recommandations:

• Remplacement de la méthodologie existante pour la réalisation d'enquêtes salariales par une méthodologie basée sur les index du coût de la vie;
• La révision de la classification des postes du personnel local est une question indispensable et urgent;
• Révision de l'échelle salariale des PASO/SPASO pour la mettre sur pied d'égalité avec celle des "national officers";
• Mesures destinées à corriger les effets négatifs des dévaluations monétaires sur les salaires payés en monnaie locale;
• Dans le cadre de la nouvelle stratégie en matière de ressources humaines, établissement pour le personnel local d'une politique de mobilité siège-terrain, terrain-terrain et terrain-siège.
• Affaires syndicales

Conclusions:

• Les représentants du personnel doivent se servir des Circulaires du BIT et veiller sur leur bonne interprétation;

Recommandations:

• Renforcer et intensifier les communications entre les structures locales, régionales et du siège;

• Développer autant que possible le dialogue et le bon partenariat entre l'administration et le Syndicat, en favorisant les contacts fréquents, si possible par le biais des retraites par exemple;
• Instaurer ou renforcer l'esprit démocratique au sein des bureaux extérieurs, en général et plus particulièrement parmi les membres représentants le personnel, intégrant toutes les catégories de fonctionnaires, en renouvelant dans les délais des élections (2 ans), suivies d'une bonne et franche collaboration lors de la passation des pouvoirs entre les bureaux entrants et sortants;
• Il serait utile d'encourager la mise en place ou le renforcement des fédérations, des associations et syndicats relevant du système des Nations Unies.

5. Assurance médicale - Procédures de remboursement de la CAPS

Conclusions:

• Retard considérable pour les remboursements effectué par la CAPS et nécessité d'améliorer la célérité pour les cas d'avances soins;
• Les cartes établie par la CAPS ont simplement un caractère d'attestation et ne cautionnent pas la prise en charge des soins.

Recommandations:

• La CAPS doit s'efforcer de réduire les délais de remboursement à deux semaines et envoyer les ordres de paiement par fax;
• La CAPS devra cautionner des arrangements locaux avec les centres hospitaliers choisis et utilisés, en concertation avec les membres et les directeurs des bureaux extérieurs.

• Association Mutuelle des fonctionnaires internationaux (MEC)

Conclusions:

Le besoin de mettre une structure financière semblable à la MEC a été exprimé. Ceci demande au préalable:

• un nombre important d'adhérents;
• une monnaie de référence;
• un taux raisonnable d'épargne.

Recommandations:

La réunion a conseillé les représentants du personnel à s'efforcer de mettre sur le terrain les structures du type MEC (élargi au système commun). A cet effet le besoin de soutien de l'Organisation est nécessaire dans le cadre d'un appui administratif, et de la dotation d'un fonds de roulement.

• Service du Bien-Etre du personnel du BIT

Conclusion:

Le montant alloué pour les frais funéraires est insuffisant.

Recommandations:

• L'utilité des services de l'assistance sociale n'est plus à démontrer. Ses services doivent s'étendre sur le terrain. La création d'un poste d'assistante social pour la région est indispensable; en attendant une dotation devra lui être faite, lui permettant de faire des visites régulières sur le terrain;
• Le coût des frais funéraires devrait être remboursé selon les dépenses effectuée, ou le plancher régulièrement révisé selon les coûts.
• Service médical

Conclusions:

• Les fonctions du médecin sont essentiellement administratives, ce qui est contraire aux attentes des fonctionnaires.
• Ses prestations sont limitées ou centrées sur les fonctionnaires du Siège.

Recommandations:

• Réviser la politique afin que le médecin s'occupe mieux de la médecine, de l'hygiène et de la sécurité au travail;
• La médecine préventive devrait être mieux développée;
• Un service médical fonctionnel doit être mis en place au Bureau Régional;
• Réviser la réglementation régissant les voyages médicaux, dans le contexte d'urgences et éradiquer la discrimination en matière de prise en charge des coûts de santé selon la catégorie des fonctionnaires;
• Application stricte des dispositions relatives aux premiers soins dans tous les Bureaux (boîte à pharmacie);
• Etablir une procédure à l'intérieur de chaque Bureau de zone afin d'améliorer l'accès aux médicaments qui sont difficiles à obtenir sur place.
• VIH/SIDA

Conclusions:

• La réunion encourage l'administration à prêter une attention particulière à la politique commune des Nations Unies en matière de prévention (ONUSIDA);
• Appui à la politique développée par le département des ressources humaines du BIT afin de recenser les différents points de vue et les informations liés à cette pandémie et d'assurer la non-discrimination sur le lieu de travail des personnes atteintes.

Recommandations:

• Désignation d'un point focal en matière de VIH/SIDA à chaque bureau local (recommandation d'ONUSIDA);
• Allocation d'avances sur les remboursements, et remboursements à 100% de tous les médicaments inclus dans le traitement de cette maladie.
• Invalidité - Comité de Compensation

Recommandations:

• L'information relative aux procédures à suivre devant le Comité de Compensation doit figurer dans une page Intranet;
• Révision de l'Annexe II du Statut du personnel dans le sens d'un renforcement des liens entre prévention, compensation et réhabilitation.
• Pensions

Conclusions:

• Réviser l'âge limite des enfants (étudiants à plein temps), de 21 à 25 ans serait logique et apprécié;
• Tous les fonctionnaires du terrain devraient être informés lors de leurs départs en retraite du fait que le retrait en "lum sum" du tiers de capital ne leur donnerait plus droit à une assistance éventuelle du "Fonds spécial de pension" en cas de baisse du pouvoir d'achat.

Recommandations:

• Informer les fonctionnaires de la nécessité de mettre régulièrement à jour les informations administratives qui ont une influence sur leurs dossiers de pension au Siège;
• Les Bureaux extérieurs devraient établir dans les meilleurs délais des avis de mouvement du personnel (AMPs) qui matérialisent la cessation des service des fonctionnaires et experts de l'Organisation;
• Le Bureau (BIT) devrait prêter assistance à tous les fonctionnaires en relation avec les procédures liées à la pension, notamment former les fonctionnaires du terrain avec des cours de préparation sur la retraite.
• Négociation collective

Conclusions:

• La réunion manifeste son soutien inconditionnel au Comité du Syndicat en la matière;
• La réunion insiste sur la nécessité de prendre en considération les caractéristiques du terrain à tous les niveaux de la négociation collective;
• Dans la mesure du possible il serait souhaitable que toutes les questions en instance à l'échelle locale soit résolues au moyen de mécanismes de négociation collective.

Recommandations:

• Il est indispensable de mettre sur pied une nouvelle procédure pour la solution des conflits et réclamations individuelles axée sur les principes de la justice naturelle;
• Il est essentiel de renforcer la communication entre le terrain et le siège en matière de négociation collective (tant au niveau de l'administration que du Syndicat);
• Les directeurs de bureaux devraient recevoir une formation en matière de négociation collective;
• Le Syndicat doit s'efforcer d'établir un cadre précis pour la négociation collective au niveau du terrain.

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