A l’exception d’une décision contraire de la Conférence, tous les votes en séance plénière sont conduits par le système de vote électronique. L’accès au système de vote se fait au moyen d’un code personnel confidentiel (code PIN) que tous les membres accrédités des délégations pourront obtenir lors de leur inscription.

Au début du vote, l’écran de la station de vote invitera chaque délégué à indiquer son code confidentiel (PIN) et à confirmer son identité. Les instructions relatives aux différentes étapes de la procédure de vote apparaîtront ensuite sur l’écran en anglais, français ou espagnol.

En règle générale, les délégués habilités à voter sont les titulaires ou leurs suppléants. En cas d’empêchement, ils peuvent déléguer leur droit de vote à un conseiller. Les formulaires de délégation du droit de vote doivent être remis au secrétariat de la Commission de vérification des pouvoirs, de préférence la veille du scrutin et, en tous cas, au plus tard une heure avant l’ouverture du scrutin. Ces formulaires peuvent être obtenus auprès du bureau d’information ou du secrétariat de la Commission de vérification des pouvoirs.

Trois types de vote sont possibles: le vote à main levée, le vote par appel nominal et le vote au scrutin secret. Tous ces votes, y compris le vote à main levée, se font en utilisant le poste de vote électronique. Dans les trois cas, les résultats numériques du vote (nombre de voix pour, nombre de voix contre, nombre d’abstentions, quorum et majorité requise) sont immédiatement affichés et publiés ultérieurement dans le Compte-rendu provisoire. Dans le cas d’un vote par appel nominal, une liste des délégués indiquant la façon dont chacun d’entre eux a voté est également publiée; en revanche, dans un vote au scrutin secret, il ne reste aucune trace de la façon dont les délégués ont voté.